Praca: Sekretarz

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane jest na I piętrze budynku wielokondygnacyjnego kompleksu koszarowego komendy oddziału. Dojścia i dojazdy utwardzone, budynek posiada bariery architektoniczne (schody, brak wind) dla osób ze stopniem niepełnosprawności (dysfunkcją ruchową), brak pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych dla osób niepełnosprawnych. Pomieszczenia pracy spełniają wymagania stanowisk pracy stałej, na stanowisku nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia. Praca administracyjno-biurowa od poniedziałku do piątku w systemie jednozmianowym. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym. Na stanowisku występuje permanentna obsługa klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Obsługa klientów zewnętrznych polega na: (kilka razy dziennie) kontaktach telefonicznych i osobistych z interesantami spoza formacji celem koordynowania spotkań i przyjęć przez Komendanta Oddziału, (kilka razy w tygodniu) kontaktach telefonicznych i osobistych z Kierownikami instytucji współdziałających, samorządu terytorialnego, administracji państwowej celem ustalenia dat i zakresu tematycznego spotkań i wizyt, (kilka razy w miesiącu) kontaktach telefonicznych z dziennikarzami, przedstawicielami wydziałów promocji instytucji szczebla centralnego, wojewódzkiego i terenowego, uczestnikami spotkań, konferencji, narad Komendanta celem koordynowania działań promocyjnych, ustalenia w porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym – koordynatorem terminów i zakresu wizyt dziennikarzy, (kilka razy w roku) kontaktach telefonicznych z Aparatem Pełnomocnika Granicznego Federacji Rosyjskiej (w języku rosyjskim lub angielskim) w celu ustalenia terminów, planu z zakresu tematycznego spotkań. Występują czynniki utrudniające wykonywanie zadań takie jak: stres związany z obsługą klientów z zewnątrz i realizacją założeń projektów promocji oddziału oraz permanentna obsługa połączeń telefonicznych oraz gości Komendanta.

Zakres zadań

• organizowanie funkcjonowania sekretariatu Komendanta Oddziału celem zapewnienia skutecznej realizacji zadań urzędu,
• planowanie w oparciu o terminarz zamierzeń Komendanta Oddziału rozkładu jego dnia pracy, uzgadnianie terminów wizyt interesantów oraz przedstawicieli różnych instytucji i środowisk (w tym międzynarodowych) z Komendantem Oddziału, celem racjonalnego i sprawnego funkcjonowania urzędu,
• organizowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem i przebiegiem konferencji, spotkań, narad, akcji promocyjnych celem kształtowania pozytywnego wizerunku urzędu i formacji w środowisku i społeczeństwie,
• prowadzenie rozmów telefonicznych w języku rosyjskim lub angielskim, między innymi z przedstawicielem Aparatu Pełnomocnika Granicznego Federacji Rosyjskiej Odcinka Kaliningradzkiego celem przekazywania istotnych informacji dotyczących przygotowania spotkań granicznych oraz spraw bieżących,
• przygotowywanie projektów dokumentów i rozkazów dziennych celem przedłożenia ich do akceptacji Komendantowi Oddziału, zapoznawanie z nimi osób zgodnie z przyjętymi ustaleniami, sporządzanie poleceń wyjazdów służbowych oraz przedstawianie ich do podpisu Komendantowi Oddziału celem zapewnienia sprawnego funkcjonowania urzędu,
• obsługiwanie łączności teleinformatycznej, poczty elektronicznej, celem zapewnienia sprawnego obiegu informacji między abonentami, a Komendantem Oddziału i jego zastępcami oraz kierownikami odpowiednich komórek i jednostek organizacyjnych.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 7 miesięcy doświadczenia zawodowego doświadczenia w pracy biurowej

• znajomość języka rosyjskiego lub angielskiego na poziomie A1,
• komunikatywność,
• umiejętność organizacji pracy własnej,
• zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji w celu wykonywania zleconych zadań,
• znajomość zasad savoir-vivre,
• umiejętność pracy w zespole,
• umiejętność obsługi komputera (sieć internet, edytory tekstu, program Power Point),
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie w pracy w administracji publicznej,
• ogólne zainteresowanie historią regionu,
• ogólna wiedza na temat struktury i działalności władz samorządowych,
• zapoznanie z Informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych, zamieszczoną w ogłoszeniu o naborze.