Praca: Services and Administration Coordinator


At Info Marine, we’re redefining maritime services through cutting-edge condition monitoring solutions and a culture that thrives on collaboration and innovation.

Join our tight-knit international crew where every challenge at sea inspires us to work smarter, together.

As our Services and Administration Coordinator, you’ll be the linchpin between Sales, Operations, HR, Accounting, and our clients—ensuring flawless service delivery, seamless logistics, and accurate reporting across every voyage.

Services and Administration Coordinator
Miejsce pracy: Gdynia
Tasks
  • Client & CRM Management
    • Register and update service orders in the CRM system
    • Liaise with superintendents and agents to confirm service details and timelines
    • Track case progress and ensure timely follow-up
  • Travel & Logistics Coordination
    • Plan and book accommodations, flights, and local transport for service trips
    • Create detailed trip timelines and reconcile travel expenses
    • Verify and process invoices, departure orders, and delegation settlements
  • HR & Compliance Administration
    • Manage insurance policies and coordinate with insurance partners
    • Oversee business-trip orders, expense settlements, and completeness of travel documentation
    • Monitor timesheets, holidays, absences, and medical billing processes
  • Data, Reporting & Cost Control
    • Support Operations in verifying service documentation and MPK cost allocations
    • Maintain internal reports for customer settlements and accounting transfers
    • Drive continuous improvements to document workflows and cost-tracking procedures
  • Operational Support & Process Improvement
    • Coordinate measurement data collection and report distribution for Condition Monitoring
    • Redirect inquiries to reliability engineers, monitor feedback flags, and follow up on vessel inputs
    • Propose and implement enhancements to weekly tasks, data management, and reporting processes
Requirements:
  • Fluent English (written and spoken) for business communication
  • Strong analytical, logical thinking, and problem-solving skills
  • Excellent interpersonal skills and high-level business awareness
  • Exceptional organizational abilities and the capacity to work independently
  • Creative mindset for process improvements
  • Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook)
Skills appreciated:
  • Interest in the maritime industry
We offer
  • Competitive salary aligned with experience
  • Ongoing professional development and industry training
  • A collaborative international team and vibrant company culture
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.
Info Marine Sp. z o.o. Gdańsk Słupsk Services and Administration Coordinator
APLIKUJ TERAZ

Główny specjalista k/m

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: 2025-08-08, Pracodawca: KASA ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO - CENTRALA

- analiza sytuacji finansowej Centrów Rehabilitacji Rolników KRUS działających jako samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, - opracowywanie analitycznych informacji o działalności ekonomiczno–finansowej Centrów Rehabilitacji Rolników KRUS,- opracowywanie formularzy, zasad, wytycznych zgodnie z...

Koordynator ds. realizacji projektu

Lokalizacja: , Dodane: 2025-08-08, Pracodawca: Bilfinger ISP Poland Sp. z o.o.

Twój zakres obowiązków: zarządzanie pracownikami na budowach na terenie całych Niemiec kontakt z klientem zagranicznym obsługa dokumentów kadrowych i administracyjnych rejestrowanie godzin pracowników przygotowywanie dokumentacji pod kątem faktur podnoszenie kwalifikacji pracowników, poprzez zapisywanie na...

Kierownik Zakładu Czasopism

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: 2025-08-08, Pracodawca: Biblioteka Narodowa

Biblioteka Narodowa ogłasza rekrutację na kierownika Zakładu Czasopism Od kandydatów oczekujemy: wykształcenia wyższego, bardzo dobrej znajomości języka angielskiego, bardzo dobrej znajomości przepisów katalogowania BN, bardzo dobrej znajomości standardów bibliotecznych, umiejętności samodzielnego...

Zastępca kierownika ds. administracji w dziale handlowo-technicznym

Lokalizacja: zachodniopomorskie, Dodane: 2025-08-02, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Koszalinie

Kontrolowanie sygnałów przychodzących z urządzeń transmisji alarmów pożarowych. Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie ogólnokształcące Wykształcenie: średnie zawodowe Uprawnienia: obsługa komputera Uprawnienia: praca w zespole Wymagania dodatkowe: Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) Wymagania...

Kierownik kancelarii tajnej

Lokalizacja: lubuskie, Dodane: 2025-07-29, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Sulęcinie

Prowadzenie nadzoru nad obiegiem dokumentów niejawnych w zakresie działania kancelarii Organizowanie i koordynowanie pracy kancelarii oraz planowanie zadań Prowadzenie w kancelarii urządzeń ewidencyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami o funkcjonowaniu kancelarii tajnych Przeprowadzanie okresowych kontroli w...


Pracownik obsługi biurowej

Lokalizacja: podlaskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Sejnach

wg stanowiska Wymagania inne:

Pracownik biurowy

Lokalizacja: świętokrzyskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: PRZEDSIĘBIORSTWO HANDLOWO USŁUGOWE ENERGY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA

Dbanie o prawidłowy obieg dokumentacji w FirmieArchiwizacja dokumentówWystawianie dokumentów m.in. fakturDrukowanie, oraz skanowanie dokumentacjiPrzygotowanie dokumentów do Biura RachunkowegoPrace administracyjno-biurowe Wymagania inne: Zakres obowiązków; Dbanie o prawidłowy obieg dokumentacji w Firmie....

Pracownik biurowy branża elektryczna

Lokalizacja: świętokrzyskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: F.H.U."RODAR-ELEKTRO" DARIUSZ JUSZCZYK

Wykonywanie prac biurowych związanych z koordynacją prac budowlanych elektrycznych i teletechnicznych, przygotowanie ofert, rozliczanie prac i materiałów, zamówienia, przygotowywanie dokumentacji powykonawczej. Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie zawodowe Uprawnienia: Prawo jazdy kat. B Uprawnienia: chęci...

Asystent geodety

Lokalizacja: podkarpackie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: KOL-KART SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

1. Godziny pracy od 7:00 - 15:00. 2. Prace pomiarowe w terenie. 3. Prace w biurze. Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie zawodowe 4-letnie, kierunek: technik geodeta Wymagania inne: Mile widziane doświadczenie zawodowe.

Asystent/ka zarządu

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Siedlcach

Prace administracyjno-biurowe, prowadzenie sekretariatu, organizacja spotkań biznesowych, przygotowywanie dokumentów na rady nadzorcze, odpowiadanie na maile. Wymagania konieczne: Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat), administracyjne, kierunek: administracyjny lub pokrewne Język: angielski, w mowie - B1 -...

Fakturzystka

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Płońsku

sporządzanie faktur, wprowadzanie danych do systemu, prowadzenie rejestru kontrahentów Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie ogólnokształcące Wymagania inne:

Asystent geodety

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: GEOKOMPLEKS KOMPLEKSOWE USŁUGI GEODEZYJNE KATARZYNA SIENICA

Prace kameralne z wykorzystaniem programu EWMAPA. Opracowywanie map. Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie zawodowe Uprawnienia: Prawo jazdy kat. B Wymagania inne: mile widziana osoba z doświadczeniem zawodowym, w trakcie studiów kierunkowych

Pracownik biurowy

Lokalizacja: łódzkie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Skierniewicach

ZAPOZNANIE SIĘ Z PRZEPISAMI BHP I P POŻ, ZAPOZNANIE SIĘ Z PRZEPISAMI O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH, OBSŁUGA KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ I WYCHODZĄCEJ, WPROWADZANIE DANYCH DO SYSTEMU, UZUPEŁNIANIE FORMULARZY, OBSŁUGA URZĄDZEŃ BIUROWYCH I SYSTEMÓW URZĘDOWYCH W TYM EZD. Wymagania konieczne: Wykształcenie:...