Praca: Koordynator ds. Biura i Administracji


Medicover Integrated Clinical Services (MICS) is a specialised business unit with the objective to help bring innovative therapies and diagnostics to the market. MICS is focusing on clinical applications and clients from pharmaceuticals, diagnostics biopharma, biotech, contract research organisations (CROs), biobanks, and other players. We have been providing bespoke services to our clients and their patients for over 20 years, making strategic use of Medicover assets, including laboratories with state-of-the-art diagnostic equipment, medical clinics and hospitals, as well as the vast expertise and enthusiasm of a workforce that has grown to more than 28,500 professionals. MICS’ services include and are organised along discrete lines of activity, including: Central Lab Services, Biospecimen Management, Patient Recruitment, Management and Data, and Precision Medicine. Tightly integrated in all Medicover geographies and beyond, MICS employs a dedicated team of highly specialized experts including clinical and diagnostics experts, contract research professionals, account managers, project managers, logistics, regulatory and commercial experts. The major markets are Germany, Ukraine, Romania and Poland.
Koordynator ds. Biura i Administracji
Miejsce pracy: Gdańsk
Cel stanowiska

Celem stanowiska jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania Biura Zarządu oraz kompleksowej obsługi administracyjnej w organizacji o strukturze rozproszonej. Rola łączy zadania operacyjne, organizacyjne i wspierające, obejmując współpracę z Zarządem, działem prawnym, HR, managerami regionalnymi oraz zewnętrznymi dostawcami usług. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za zarządzanie procesami biurowymi, koordynację obiegu dokumentów oraz wspieranie inicjatyw administracyjnych, BHP i organizacyjnych.

Zakres obowiązków:

Zarządzanie biurami i zasobami
  • Nadzór nad biurem głównym w Gdańsku oraz oddziałami w innych lokalizacjach.
  • Koordynacja zakupów biurowych i inwestycyjnych, kontrola budżetu administracyjnego.
  • Organizacja inwentaryzacji środków trwałych oraz ewidencja zakupów.
  • Zarządzanie procesem zamawiania i wymiany sprzętu (komputery, telefony, urządzenia peryferyjne).
  • Koordynacja zamówień odzieży roboczej oraz usług telefonii.
  • Obsługa systemów i procesów administracyjnych, takich jak: e-doręczenia, RWDPL, ePUAP, PIKA, BDO.
  • Koordynacja przyznawania i ważności podpisów kwalifikowanych.
  • Zarządzanie flotą samochodową (5 pojazdów).
  • Nadzór nad umowami dotyczącymi obsługi biur i klinik (najem, media, serwis, leasing, ubezpieczenia).
Koordynacja obiegu dokumentów i procesów administracyjnych
  • Nadzór nad obiegiem dokumentów między Zarządem, działami prawnym, HR, finansowym i managerami.
  • Zapewnienie zgodności dokumentacji z procedurami wewnętrznymi.
  • Współpraca z działem prawnym w zakresie archiwizacji i rejestracji umów.
  • Wsparcie w negocjacjach umów najmu, serwisowych, leasingowych i ubezpieczeniowych.
  • Udział w projektach administracyjnych i optymalizacji procesów wewnętrznych.
Budowanie kultury organizacyjnej i wizerunku biura
  • Organizacja spotkań, warsztatów, wydarzeń firmowych (np. wigilia).
  • Koordynacja współpracy z managerami klinik, oddziałów i jednostek biznesowych.
  • Promowanie przyjaznej atmosfery i kultury współpracy w biurze.
  • Nadzór nad serwisem sprzątającym.
Wsparcie Biura Zarządu
  • Organizacja podróży służbowych oraz rozliczanie kart płatniczych Zarządu i managerów.
  • Przygotowywanie materiałów, raportów i prezentacji dla Zarządu.
  • Zarządzanie codzienną pracą Biura Zarządu oraz koordynacja kalendarza spotkań.
Wsparcie procesów i procedur BHP
  • Koordynacja i nadzór nad przestrzeganiem zasad BHP i office safety.
  • Utrzymywanie bieżącego kontaktu z firmą zewnętrzną świadczącą usługi BHP.
  • Ustalanie harmonogramów szkoleń BHP i nadzór nad ich realizacją.
  • Przekazywanie niezbędnych informacji i dokumentacji.
  • Weryfikacja kompletności i aktualności dokumentów (oceny ryzyka zawodowego, protokoły powypadkowe, rejestry szkoleń itp.).
Wymagane kwalifikacje i doświadczenie
  • Minimum 3–5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Koordynator/Administrator Biura).
  • Doświadczenie w pracy w strukturze rozproszonej (centrala oraz oddziały).
  • Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. poziom B2).
  • Umiejętność pracy z dokumentacją, również w języku angielskim.
  • Doskonała organizacja pracy, samodzielność, dyskrecja i wysoka kultura osobista.
  • Znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, Outlook) oraz narzędzi online (Teams, SharePoint).
Mile widziane
  • Doświadczenie w branży medycznej lub usługowej.
  • Znajomość zasad BHP i office safety.
  • Znajomość procesów obiegu dokumentów i umów.
  • Umiejętność optymalizacji procesów administracyjnych.
Oferujemy:
  • Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
  • Benefity m.in. prywatna opieka medyczna dla Ciebie i Twoich bliskich, współfinansowana karta sportowa, inne usługi i produkty na platformie Medicover Benefits.
Medicover Sp. z o.o. Kierownik biura Gdańsk pomorskie Gdynia Kierownik ds. Administracyjnych pomorskie Koordynator / Supervisor Słupsk Gdańsk
APLIKUJ TERAZ

Kierownik biura/ kierowniczka biura

Lokalizacja: świętokrzyskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: WJAP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Kompleksowe zarządzanie biurem- organizacyjnie, administracyjnie i kadrowo, nadzór nad działami, przygotowanie raportów i sprawozdań dla instytucji nadzorujących, stała kontrola pracy pracowników, nadzór nad przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa i higieny, obsługa administracyjno-kadrowa. Po okresie próbnym...

Kierownik biura

Lokalizacja: zachodniopomorskie, Dodane: 2025-11-26, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Gryficach

zarządzanie funkcjonowaniem biura, tworzenie dokumentacji, prace administracyjne Wymagania konieczne: Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat), kierunek: bez znaczenia Wymagania inne: doświadczenie mile widziane, zaangowanie, sumienność, dobra organizacja pracy

Koordynator

Lokalizacja: zachodniopomorskie, Dodane: 2025-11-16, Pracodawca: KILER ROMAN KLICHOWSKI USŁUGI BUDOWLANO-PORZĄDKOWE

PRACA W BIURZE I TERENIE Z LUDŹMIGODZINY PRACY: 07.00-15.00 Wymagania konieczne: Wykształcenie: brak lub niepełne podstawowe Uprawnienia: Prawo jazdy kat. B Wymagania inne: UMIEJĘTNOŚCI: PLANOWANIE I ORGANIZACJA PRACY, ASERTYWNA KOMUNIKACJA

Office Manager

Lokalizacja: dolnośląskie, Dodane: 2025-11-14, Pracodawca: LeverX

Responsibilities: Office maintenance, developing and executing routines to create a high-class and productive office environment Front office activities incl. handling telephone calls Managing the inventory of office supplies Inducting new employees to their workstations Coordinating correspondence Hands-on experience...

Kierownik biura

Lokalizacja: wielkopolskie, Dodane: 2025-11-13, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Wągrowcu

Nadzór nad pracą podległych pracowników, prowadzenie dokumentacji księgowo-kadrowej, nadzór nad obiegiem dokumentów, przygotowywanie i archiwizowanie dokumentacji, bieżąca obsługa administracyjna Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie zawodowe 4-letnie, kierunek: administracja Uprawnienia: Prawo jazdy...


Asystent/ka ds. administracyjnych i księgowości

Lokalizacja: podkarpackie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: BIURO RACHUNKOWE IWONA MAZUR SPÓŁKA KOMANDYTOWA

- samodzielne wprowadzanie dokumentów księgowych do Comarch ERP Optima,- weryfikacja poprawności i kompletności dokumentów,- bieżący kontakt z klientami w sprawach księgowych,- obsługa OCR i praca z dokumentami elektronicznymi,- obsługa korespondencji (poczta, e maile), odbiór telefonów, recepcja klientów,-...

Sekretarka- pracownik administracyjny

Lokalizacja: świętokrzyskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w Busku-Zdroju

Prace biurowe w bibliotece. Praca w godzinach 8:00-12:00 lub 12:00-16:00 w wymiarze 1/2 etatu. Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie zawodowe, administracyjne Uprawnienia: obsługa pakietu MS OFFICE Uprawnienia: obsługa komputera Wymagania inne: Wymagane wykształcenie minimum średnie zawodowe, administracyjne...

Kierownik biura/ kierowniczka biura

Lokalizacja: świętokrzyskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: WJAP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Kompleksowe zarządzanie biurem- organizacyjnie, administracyjnie i kadrowo, nadzór nad działami, przygotowanie raportów i sprawozdań dla instytucji nadzorujących, stała kontrola pracy pracowników, nadzór nad przestrzeganiem procedur bezpieczeństwa i higieny, obsługa administracyjno-kadrowa. Po okresie próbnym...

Pracownik biurowy

Lokalizacja: podlaskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: ŁUKASZ GORBACZ AGROKOMPAKT

obsługa programu Subiekt Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie zawodowe Uprawnienia: *Obsługa komputera Wymagania dodatkowe: Uprawnienia: Prawo jazdy kat. B Wymagania inne: doświadczenie zawodowe mile widziane

Sekretarka medyczna k/m

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Państwowy Instytut Medyczny MSWiA

- obsługa administracyjna Kliniki, - wspomaganie pracy Kliniki poprzez zapewnienie sprawnego przebiegu informacji,- wspieranie pracy kierownictwa Kliniki w czynnościach administracyjnych, - zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej. Wymagania konieczne: Zawód: Sekretarka medyczna (wymagany staż - lata: 1)...

Inspektor ds. administracyjnych i zakupów w wydziale zakupów i majątku w departamencie kadr i majątku

Lokalizacja: łódzkie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego

- zgodnie z ogłoszeniem o naborze: Numer naboru: 137/KOIII/007/XI/2025 https://bip.lodzkie.pl/praca-2025- mile widziane osoby niepełnosprawne- data rozpoczęcia zatrudnienia do ustalenia z pracodawcą Wymagania konieczne: Wykształcenie: średnie ogólnokształcące Wymagania inne: staż pracy: posiadanie co najmniej...

Główny specjalista ds. koordynacji działań skyhubu w wydziale promocji przedsiębiorczości w departamencie przedsiębiorczości i sprawiedliwej transformacji

Lokalizacja: łódzkie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego

- zgodnie z ogłoszeniem o naborze: Numer naboru: 138/PSTI/028/XI/2025 https://bip.lodzkie.pl/praca-2025- mile widziane osoby niepełnosprawne - data rozpoczęcia zatrudnienia do ustalenia z pracodawcą Wymagania konieczne: Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) Język: angielski, w mowie - B1 - średnio zaawansowany,...

Pracownik biurowy w biurze rachunkowym

Lokalizacja: lubelskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Chełmie

Analiza dokumentów zakupu i sprzedaży, księgowanie dokumentów do programu Mała Księgowość oraz Księgi Handlowe, sporządzanie list płac, przygotowanie analiz i zestawień wskazanych przez właściciela, analiza obowiązujących przepisów, praca na programie Płatnik(ZUS), Super Płace(Kadry Płace) oraz Sage...