Praca: Executive Assistant


People make places
Executive Assistant
Miejsce pracy: Łódź
Job Summary:
  • We are seeking a highly organized, proactive, and resourceful Executive Assistant. As a key supporting member of the organization, you will ensure seamless operations of administrative and strategic activities by managing calendars, travel arrangements, expense reports, meeting coordination, and other vital tasks. This role demands exceptional attention to detail, commitment to professionalism, and collaboration across teams and stakeholders.
Responsibilities:
  • Coordinate and manage daily schedules, ensuring efficient time allocation and calendar organization.
  • Prepare, edit, and maintain accurate documentation, including meeting notes and internal records.
  • Support multiple ongoing tasks and projects, adjusting priorities as needed to meet deadlines.
  • Take initiative in identifying issues and proposing practical solutions.
  • Serve as a communication link between teams, fostering smooth collaboration and information flow.
  • Ensure precision and consistency in all deliverables, maintaining a high standard of quality.
  • Oversee logistics related to business travel, expense tracking, and calendar coordination.
  • Communicate effectively in English, both verbally and in writing, in a professional environment.
Key Qualifications:
  • Strong ability to organize tasks efficiently and manage time effectively.
  • Advanced skills in maintaining accurate records and preparing documentation, such as meeting summaries.
  • Capable of handling multiple responsibilities simultaneously and setting clear priorities.
  • Self-motivated with a proactive approach to identifying and solving challenges.
  • Excellent verbal and written communication skills, along with the ability to build positive working relationships.
  • Meticulous attention to detail and a strong focus on delivering top-quality outcomes.
  • Experience using tools for coordinating travel, managing expenses, and scheduling.
  • Proficiency in English at a fluent level.
We offer:
  • Employment based on a contract of mandate or an employment contract.
  • Onboarding and job-specific training.
  • Monday to Friday work schedule.
  • Stable employment in an international company.
  • Friendly and supportive work environment.
  • Opportunity to gain experience and grow within the structures of a global FM services provider.
  • Subsidized private medical care.
  • Internal and external training opportunities.
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.
Pabianice Łódź ISS Polska Piotrków Trybunalski Executive Assistant Asystent/ka ds. Administracji Łódź
APLIKUJ TERAZ

Asystentka biurowa (k/m)

Lokalizacja: świętokrzyskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: ARCOS FM PL SALLER POLBAU Sp. z o.o. Sp. K

Twoje zadania Wykonywanie ogólnych zadań administracyjnych i organizacyjnych Obsługa telefoniczna oraz skanowanie i dokumentowanie dokumentów Aktualizacja oraz archiwizacja danych Wyszukiwanie informacji w Internecie Prowadzenie statystyk Przygotowywanie spotkań, aktualizacja protokołów i prowadzenie spotkań...

Asystent administracyjny / Asystentka administracyjna

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: ISS Polska

Opis stanowiska: Nadzór nad audytami specjalistów Ppoż. i dyżurnych pięter. Przygotowywanie szkoleń dla pracowników i koordynacja ich terminowego wykonania. Przygotowywanie raportów z zakresu Ppoż. oraz komunikacja z pracownikami dotycząca aspektów Ppoż. Wsparcia Vendor Managerów jednostki w aktualizacji...

Pomoc administracyjna w biurze rady gminy

Lokalizacja: śląskie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Urząd Gminy Wręczyca Wielka

Podstawowy zakres obowiązków polegać będzie na pomocy , w zakresie takim jak: obsługa Biura Rady Gminy, prowadzenie dokumentacji Rady Gminy, Przewodniczącego Rady Gminy, zabezpieczenie organizacyjne sesji rady Gminy i konwentów Rady Gminy , zastępowanie wyznaczonego pracownika Biura Rady Gminy podczas jego...

Asystent / Asystentka Project Managera – wsparcie zespołu projektowego

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: wczoraj, Pracodawca: Value Engineering Sp. z o.o.

Twoje zadania: pomoc w organizacji pracy Project Managerów (spotkania, korespondencja, dokumentacja projektowa), tworzenie raportów, prezentacji i zestawień, wprowadzanie danych do systemów projektowych, udział w spotkaniach i przygotowywanie notatek, współpraca z innymi działami firmy, okazjonalne wyjazdy...

Asystent / Asystentka Laboratorium i Wsparcia Biurowego

Lokalizacja: warmińsko-mazurskie, Dodane: 2025-12-24, Pracodawca: Bico Group Sp.zo.o.

Zakres Obowiązków: Wsparcie przy badaniach laboratoryjnych (m.in. transport próbek). Prowadzenie dokumentacji, korespondencji i kart materiałowych (platforma, korespondencja). Czynności administracyjne: rejestracja, kopiowanie, skanowanie i porządkowanie dokumentów. Wsparcie biurowe dla laboratorium polowego i...


Asystent / Asystentka ds. Rozliczeń i Wsparcia Księgowości

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: GAMMA Sp. z o.o.

Opis stanowiska: Poszukujemy osoby na stanowisko Asystent/Asystentka ds. Rozliczeń i Wsparcia Księgowości, która będzie aktywnie wspierać dział finansowo-księgowy. Zadania: Wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego SAP Business One. Pomoc w rozliczaniu dokumentów kosztowych i magazynowych. Wystawianie...

Pracownika do działu księgowości

Lokalizacja: dolnośląskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: MOBI Sp. z o.o.

Obowiązki: Kontakt z klientem Kontrola dokumentów źródłowych pod względem rachunkowym i formalnym zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowymi i podatkowymi, Kontrola poprawności obiegu dokumentów z punktu widzenia zgodności z zasadami rachunkowości oraz procedurami wewnętrznymi firmy, Księgowanie...

Pracownik magazynowy (k/m)

Lokalizacja: dolnośląskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: HYDROPURE POLSKA Sp. z o.o.

Główne obowiązki: dbanie o odpowiedni stan zapasów magazynowych przyjmowanie dostaw i przygotowywanie wysyłek towaru wystawianie dokumentów magazynowych telefoniczna obsługa serwisantów Oczekiwania: doświadczenie na oferowanym stanowisku znajomość obsługi komputera, dodatkowym atutem będzie znajomość...

Młodszy Analityk Danych

Lokalizacja: warmińsko-mazurskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Vimap Sp. z o.o.

Zakres obowiązków: Opracowywanie i aktualizacja baz BDOT500 i GESUT , Praca w środowisku EWMAPA oraz pokrewnych narzędziach geodezyjnych , Kontrola poprawności i spójności danych , Współpraca z zespołem projektowym . Wymagania: Doświadczenie przy opracowywaniu BDOT500/GESUT lub w pracy geodezyjnej ,...

Specjalista ds. Bezpieczeństwa, Spraw Niejawnych i Obronnych (K/M)

Lokalizacja: wielkopolskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: PKP CARGO S.A. w restrukturyzacji

Wyzwania jakie na Ciebie czekają: Współpraca z Wojskowym Centrum Rekrutacji i prowadzenie ewidencji przydziałów mobilizacyjnych Realizacja zadań obronnych oraz opracowywanie dokumentacji planistycznej Nadzór nad ochroną informacji niejawnych i organizacja szkoleń z zakresu tajemnicy przedsiębiorstwa Zapewnienie...

Specjalista ds. Bezpieczeństwa, Spraw Niejawnych i Obronnych (K/M)

Lokalizacja: śląskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: PKP CARGO S.A. w restrukturyzacji

Wyzwania jakie na Ciebie czekają: Współpraca z Wojskowym Centrum Rekrutacji i prowadzenie ewidencji przydziałów mobilizacyjnych Realizacja zadań obronnych oraz opracowywanie dokumentacji planistycznej Nadzór nad ochroną informacji niejawnych i organizacja szkoleń z zakresu tajemnicy przedsiębiorstwa Zapewnienie...

Specjalista ds. Bezpieczeństwa, Spraw Niejawnych i Obronnych (K/M)

Lokalizacja: pomorskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: PKP CARGO S.A. w restrukturyzacji

Wyzwania jakie na Ciebie czekają: Współpraca z Wojskowym Centrum Rekrutacji i prowadzenie ewidencji przydziałów mobilizacyjnych Realizacja zadań obronnych oraz opracowywanie dokumentacji planistycznej Nadzór nad ochroną informacji niejawnych i organizacja szkoleń z zakresu tajemnicy przedsiębiorstwa Zapewnienie...

Asystent / Asystentka Centermanagement (k/m)

Lokalizacja: świętokrzyskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: ARCOS FM PL SALLER POLBAU Sp. z o.o. Sp. K

Twoje zadania Osoba do kontaktu dla naszych najemców, klientów, techników obiektu, jak również firm zewnętrznych w centrum handlowym Przejęcie wszystkich zadań administracyjnych wzgl. organizacyjnych, jak np. sporządzanie raportów, sprawdzanie faktur itp. Zarządzanie umowami Współpraca z działami firmy, np....