Praca: Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca przy komputerze.
  

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• 
  
• praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
  
• miejsce pracy: II p.,
  
• budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
  

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę kancelaryjno-biurową sekretariatu Biura Dyrektora Generalnego oraz wspiera obsługę sekretariatu Dyrektora Generalnego Ministerstwa, w szczególności: łączy rozmowy telefoniczne, w tym w języku angielskim, i udziela podstawowych informacji – w uzgodnieniu z kierownictwem Biura lub Dyrektorem Generalnym, zapewnia obsługę organizacyjno-recepcyjną spotkań i narad, koordynuje obieg korespondencji, zgodnie z instrukcją kancelaryjną Ministerstwa również w systemie EZD, przyjmuje i rejestruje korespondencję adresowaną do Biura oraz Dyrektora Generalnego, zapewnia wyposażenie sekretariatu w materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych i materiały biurowe, prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi pracowników Biura oraz Dyrektora Generalnego.
• Sporządza listy obecności oraz plany urlopowe pracowników Biura oraz współpracuje z Zespołem do Spraw Rozwoju Zawodowego w zakresie organizowania szkoleń dla pracowników Biura.
• Prowadzi i koordynuje sprawy związane z ochroną danych osobowych w Biurze, w tym przygotowuje i przedkłada do podpisu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, prowadzi ewidencję upoważnień oraz pełni funkcję koordynatora do spraw ochrony danych osobowych w Biurze.
• Przygotowuje, we współpracy z koordynatorami ochrony danych osobowych w Ministerstwie, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla dyrektorów komórek organizacyjnych oraz prowadzi ewidencję tych upoważnień.
• Koordynuje prace związane z planowaniem i wykorzystywaniem środków budżetowych, w tym przygotowuje zapotrzebowanie środków na wydatki budżetowe miesięczne i kwartalne oraz raportuje zmiany zapotrzebowania w ramach dekad.
• Współpracuje z przedstawicielami urzędów administracji rządowej i samorządowej oraz spółek z udziałem Skarbu Państwa i innymi podmiotami/organizacjami, a także z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.
• Współpracuje z Departamentem Komunikacji w zakresie obsługi medialnej.
• Kompletuje i przechowuje dokumentację i materiały niezbędne w bieżącej pracy kierownictwa Biura i Dyrektora Generalnego, tworzy i aktualizuje podręczne zbiory aktów normatywnych i publikacji. Przygotowuje komunikaty, raporty, pisma i notatki zlecane przez kierownictwo Biura i Dyrektora Generalnego
• Przygotowuje komunikaty, raporty, pisma i notatki zlecane przez kierownictwo Biura i Dyrektora Generalnego Ministerstwa, a także przekazuje pracownikom ustalenia i polecenia.

Wymagania niezbędne

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”.
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej.
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Aktywów Państwowych.
• Znajomość przepisów określających podział pracy Kierownictwa Ministerstwa.
• Znajomość przepisów w zakresie dostępu do informacji publicznej.
• Znajomość przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
• Umiejętności i kompetencje: dobrej organizacji pracy, pracy pod presją czasu, precyzyjnego przekazywania informacji, asertywność, komunikatywność, rzetelność, wysoka kultura osobista.
• [Nie dotyczy osób urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później] W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Umiejętność obsługi systemu EZD.