Jak prowadzić rozmowy telefoniczne w pracy?

Praca sekretarki wcale nie jest taka prosta, jak mogłoby się to wydawać. Wymaga doświadczenia, odpowiednich kwalifikacji, skupienia, a także zaangażowania. Przekonaj się zatem, w jaki sposób prowadzić rozmowy telefoniczne w pracy, aby były one jak najbardziej efektywne.

Sekretarka w ciągu swojego dnia pracy wykonuje oraz odbiera bardzo wiele telefonów. Jest to jej codzienność, jednak te rozmowy przede wszystkim powinny być efektywne i skuteczne. Nie zawsze jest to tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać.

Jak rozmawiać przez telefon?

Na samym początku ważne jest, aby się przedstawić – zarówno, kiedy dzwonisz do kogoś, jak i odbierasz telefon. Tego elementu nie może pominąć żadna sekretarka. Oprócz tego w trakcie dialogu nie powinno zabraknąć miejsca na uważne wysłuchanie odbiorcy. Dzięki temu będziesz w stanie odpowiedzieć na jego wszystkie potrzeby.

To jednak nie wszystko, ponieważ rozmówcy nigdy nie wolno przerywać! Nawet, jeżeli już znasz odpowiedź, bądź jesteś zniecierpliwiona, wysłuchaj rozmówcę do końca i dopiero później udziel mu jasnej repliki. Tylko w ten sposób uda Ci się nawiązać sensowny dialog. Pamiętaj, że to właśnie sekretarka i jej klasa oraz umiejętności świadczą o całej firmie! Nie możesz zatem wykazać się brakiem profesjonalizmu.