Praca: Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego


Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o.

Firma Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o. zajmuje się kompleksową obsługą techniczną nieruchomości komercyjnych oraz budynków mieszkalnych.

IFMPL to elastyczna, dynamicznie rozwijająca się firma, oferująca klientom nowoczesne, niestandardowe oraz indywidualne rozwiązania, oparte na dogłębnym zrozumieniu ich potrzeb oraz sytuacji finansowej. Posiadamy zintegrowany system zarządzania jakością, środowiskiem oraz BHP.
Aktualnie opiekujemy się nieruchomościami o łącznej powierzchni ponad 1 mln. m2 w całej Polsce.

W związku z rozwojem firmy, poszukujemy Kandydatów, którzy wzmocnią nasz Zespół na stanowisku:

Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego
Miejsce pracy: Magnice
Zakres obowiązków:
  • Organizacja i przystosowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników administrowanej nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi standardami,
  • Profesjonalna obsługa spotkań – w tym przygotowanie agendy, materiałów oraz sporządzanie notatek (minutes),
  • Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz wsparcie w codziennych zadaniach administracyjnych,
  • Współpraca z działem Księgowości oraz HR,
  • Koordynowanie bieżących spraw biura, w tym dbanie o jego funkcjonowanie, zaopatrzenie oraz standard,
  • Organizacja i koordynacja zamówień biurowych oraz kontrola ich realizacji,
  • Wsparcie organizacyjne zespołu, w tym koordynacja kalendarzy, spotkań oraz podróży służbowych,
  • Udział i wsparcie w projektach realizowanych przez Zespół,
  • Udział w spotkaniach zespołu z klientami,
  • Koordynowanie kierunku pracy zespołów w regionie, w tym realizacji PPM, nadzór nad przeglądami technicznymi i dokumentacją obiektów,
  • Wsparcie w koordynacji prac serwisowych oraz monitorowanie zgłoszeń i usterek,
  • Archiwizacja dokumentów oraz dbanie o poprawność i kompletność dokumentacji,
  • Przygotowywanie zestawień, raportów i materiałów administracyjnych,
  • Wspieranie pozytywnej atmosfery w biurze i budowanie dobrych relacji w zespole.
Wymagania:
  • Min. 1–2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku (administracja biura / wsparcie operacyjne),
  • Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie,
  • Dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie Outlook, Excel, Word),
  • Umiejętność pracy z dokumentacją i dbałość o szczegóły,
  • Komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi działami,
  • Samodzielność i proaktywne podejście do zadań.
Mile widziane:
  • Doświadczenie w pracy w środowisku związanym z nieruchomościami / facility management,
  • Doświadczenie w kontakcie z klientem lub dostawcami.
Prosimy o dopisanie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji.
Asystent / Asystentka dolnośląskie Specjalista ds. Administracyjnych dolnośląskie Wleń Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego
APLIKUJ TERAZ

Specjalistka / Specjalista - Administrator

Lokalizacja: pomorskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Gdański Uniwersytet Medyczny

Zadania: Kompleksowe zarządzanie wyznaczonymi obiektami i terenami uczelni. Zapewnienie stałej obsługi informacyjnej oraz kontakt z użytkownikami nieruchomości. Nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem obiektów, w tym utrzymaniem czystości. Prowadzenie i rozliczanie dokumentacji dotyczącej eksploatacji budynków....

Specjalistka / Specjalista - Administrator

Lokalizacja: pomorskie, Dodane: 2026-05-18, Pracodawca: Gdański Uniwersytet Medyczny

Grupa pracowników: administracyjno-ekonomiczna Wymiar czasu pracy: pełny etat Zatrudnienie na umowę o pracę (na zastępstwo) DO ZADAŃ OSOBY ZATRUDNIONEJ NA TYM STANOWISKU BĘDZIE NALEŻAŁO: kompleksowa obsługa zarządcza wyznaczonych obiektów i terenów GUMED (rejon), bieżąca kontrola stanu wyznaczonych...

Asystent / Asystentka ds. Administracji Nieruchomości

Lokalizacja: dolnośląskie, Dodane: 2026-05-06, Pracodawca: ARCOS FM PL SALLER POLBAU Sp. z o.o. Sp. K

Zakres obowiązków: wsparcie administracyjne działu Facility Management i zarządzania nieruchomościami, kontakt z firmami zewnętrznymi i usługodawcami, tworzenie i aktualizacja protokołów, zestawień, dokumentów, kontrola faktur i terminów, przygotowywanie i udział w spotkaniach, dodatkowe zadania, np....

Specjalista ds. Administracji Biura i Wsparcia Operacyjnego

Lokalizacja: dolnośląskie, Dodane: 2026-04-24, Pracodawca: Innovative Facility Management Polska Sp. z o. o.

Zakres obowiązków: Organizacja i przystosowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników administrowanej nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi standardami, Profesjonalna obsługa spotkań – w tym przygotowanie agendy, materiałów oraz sporządzanie notatek (minutes), Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz...


Pracownik Administracji Budowy (k/m)

Lokalizacja: lubelskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Bico Group Sp.zo.o.

Zakres obowiązków: organizacja i obsługa biura nadzoru na budowie wsparcie zespołu Inżyniera Kontraktu w bieżących działaniach administracyjnych przygotowywanie dokumentacji, protokołów oraz notatek ze spotkań prowadzenie i kontrola obiegu dokumentów oraz korespondencji archiwizacja i digitalizacja...

Pracownik Administracji Budowy (k/m)

Lokalizacja: kujawsko-pomorskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Bico Group Sp.zo.o.

Zakres obowiązków: organizacja i obsługa biura nadzoru na budowie wsparcie zespołu Inżyniera Kontraktu w bieżących działaniach administracyjnych przygotowywanie dokumentacji, protokołów oraz notatek ze spotkań prowadzenie i kontrola obiegu dokumentów oraz korespondencji archiwizacja i digitalizacja...

Pracownik Administracji Budowy (k/m)

Lokalizacja: lubelskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Bico Group Sp.zo.o.

Zakres obowiązków: organizacja i obsługa biura nadzoru na budowie wsparcie zespołu Inżyniera Kontraktu w bieżących działaniach administracyjnych przygotowywanie dokumentacji, protokołów oraz notatek ze spotkań prowadzenie i kontrola obiegu dokumentów oraz korespondencji archiwizacja i digitalizacja...

Asystent Kierownika

Lokalizacja: , Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Lambda S.A.

Twój zakres obowiązków: Wsparcie kierownika budowy w działaniach związanych z zarządzaniem projektem Organizacja zaplecza i dokumentacji związanej z zatrudnionymi pracownikami budowy Przygotowanie zamówień na materiały Obsługa dokumentacji związanej z budową Kontakt z centralą firmy Nasze wymagania:...

Specjalista / Specjalistka w Pracowni Reprografii i Digitalizacji Zakładu Zbiorów Cyfrowych do digitalizacji zbiorów bibliotecznych w ramach projektu „Patrimonium – dziedzictwo uczonych” 

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Biblioteka Narodowa

Od kandydatów/kandydatek oczekujemy: znajomości programu do obróbki plików XnView oraz podstawowych zasad obróbki i edycji plików graficznych; doświadczenie w pracy przy obsłudze skanera dokumentowego i aparatów fotograficznych będzie dodatkowym atutem; dobrej znajomości języka polskiego; znajomość języka...

Pracownik biurowy w Dziale Obsługi Klienta

Lokalizacja: warmińsko-mazurskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Mag Dystrybucja sp. z o.o. sp. k.

przetwarzanie zamówień i transakcji sprzedaży wprowadzanie danych do systemu informatycznego funkcjonującego w firmie bieżąca obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego bliska współpraca z innymi działami firmy oraz przedstawicielami firm współpracujących prowadzenie obsługi dokumentacji...

Młodszy Koordynator Projektów i Obsługi Prawnej

Lokalizacja: podkarpackie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Systemy Informatyczne Sykom Sp. z o.o.

Zakres obowiązków: przygotowywanie i obsługa ofert handlowych, umów oraz dokumentacji przetargowej prowadzenie ewidencji dokumentów i nadzór nad obiegiem dokumentacji wsparcie w zakresie RODO (prowadzenie rejestrów, dokumentacji) współpraca z zespołem wdrożeniowym i klientami udział w przygotowaniu...

Asystentka / Asystent serwisu

Lokalizacja: łódzkie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: TT-TK Sp. z o.o.

Twoje zadania: Prowadzenie recepcji serwisu Obsługa klientów serwisu: osobiście, mailowo, telefonicznie Prowadzenie grafiku prac warsztatowych Wystawianie faktur, protokołów, gwarancji, przyjmowanie płatności Wprowadzanie do systemu dokumentów księgowych (otrzymanych) Koordynacja i organizacja przepływu...