Praca: Workplace Office Manager (F/M/D)


As a global leader in services that improve quality of life, we proudly operate in 43 countries, employing 426,000 dedicated people. Every day, our solutions reach over 80 million consumers worldwide, supporting their daily lives and ensuring their comfort. In the Polish market, we have been present for more than 30 years, strengthening our position as the largest nationwide company in the Facility Management sector and a leader in comprehensive property services. Our portfolio includes a wide range of solutions, from high-quality food services and professional cleaning to reception support and concierge services within the Soft FM area. We also provide reliable technical services—advanced Hard FM solutions—which include, among others, the maintenance of critical fire protection systems. Our Integrated Facility Management services are successfully delivered across more than 200 sites of various types. Completing this comprehensive offering is the operation of 45 modern staff restaurants, where we take care every day to provide balanced meals and ensure the satisfaction of our clients’ teams.
Workplace Office Manager (F/M/D)
Miejsce pracy: Kraków
 Key Responsibilities:
  • Ensure smooth day-to-day operations of the office and workplace services by managing and overseeing services such as reception, cleaning, catering, and technical support;
  • Resolve ongoing operational issues to ensure continuity of services while cooperating with building management and coordinating external service providers and subcontractors;
  • Negotiate terms and conditions with vendors and monitor service delivery to ensure full compliance with SLAs/KPIs;
  • Manage and optimize office space utilization and oversee workplace systems, including desk and parking reservations;
  • Support office projects, such as new office setups, and implement improvements along with new workplace solutions to ensure a high-quality workplace experience for employees and visitors;
  • Manage and control operational budgets by monitoring invoices and cost allocation while maintaining accurate operational documentation;
  • Manage onsite teams, including reception, cleaning, and support services, to build team engagement and support employee development;
  • Cooperate with internal stakeholders and organize internal events and employee engagement activities;
  • Maintain regular communication with clients and stakeholders and prepare operational and performance reports;
  • Monitor KPIs and identify improvement opportunities to enhance overall reporting and communication standards.
Requirements:
  • Experience: A minimum of 3 years of experience in a similar role;
  • Latest availability by July 1st, 2026;
  • Fluency in English, enabling seamless daily business communication (C1);
  • Proven experience in team management and the operational handling of high-standard office facilities;
  • Ability to manage crisis situations and high resistance to stress, particularly during the launch phase of new projects;
  • Excellent work organization, and the ability to prioritize tasks effectively;
  • Analytical Thinking: Strong analytical skills regarding reporting and budget control;
  • High level of personal culture, and a professional presence;
  • Proactivity and independence in identifying and solving operational issues.
What we offer:
  • Stable employment in an international organization based on an employment contract;
  • Monday to Friday working schedule;
  • Friendly working atmosphere and team support;
  • Opportunities for professional development, including access to foreign language learning (online platform or classes with a tutor);
  • Employee referral program with attractive bonuses;
  • Employee Assistance Program – free psychological, legal, and financial support available 24/7;
  • Additional days off for volunteering and preventive health check-ups;
  • Private medical care;
  • Subsidized Multisport card;
  • Life insurance.
Klauzula informacyjna:
Informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sodexo Polska Sp. z o. o., z siedzibą w Warszawie (02-231), przy ul. Jutrzenki 137. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbędzie się w celu przeprowadzenia obecnej rekrutacji, a w przypadku wyrażenia dodatkowej zgody, w celu udziału w przyszłych rekrutacja i przechowywania ich w bazie rekrutacyjnej Sodexo Polska Sp. z o.o. przez okres 2 lat. Podstawą prawną naszych działań jest art. 6 ust 1 lit. c Rozporządzenia Ogólnego o Danych Osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”). Odbiorcą podanych przez Panią/Pana danych osobowych mogą być podmioty trzecie wspierające Sodexo Polska Sp. z o.o. w procesie rekrutacji (doradztwo w zakresie rekrutacji, wsparcie w zakresie IT). Przy czym podmioty te przetwarzają dane wyłącznie zgodnie z naszymi zaleceniami. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia, wniesienia sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych do innego administratora, skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy prawa. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych, zbieranych przez nas na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy (imię/a i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania lub adres do korespondencji, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego) jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji ww. celu. Konsekwencją niepodania tych danych osobowych będzie brak możliwości udziału w procesie rekrutacji. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne i wymaga Pana/Pani dobrowolnej zgody. Wyrażona zgoda może zostać wycofana w każdej chwili. Oświadczenia dotyczące Pana/Pani danych osobowych , w tym o wycofaniu zgody należy kierować zwrotnie na adres mailowy podany w danych kontaktowych. W razie jakichkolwiek wniosków lub skarg związanych z Pana/Pani danymi osobowymi może się Pan/Pani kontaktować z nami poprzez formularz dostępny na stronie Internetowej www.pl.sodexo.com
Tarnów małopolskie Nowy Sącz Kraków Sodexo Polska Spółka z o. o. Workplace Office Manager (F/M/D)
APLIKUJ TERAZ

Koordynator / Koordynatorka ds. Administracji

Lokalizacja: pomorskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Primagran Sp. z o.o.

Zadania: Kompleksowe zarządzanie administracją biurową i korespondencją firmową. Aktywne wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i realizowanych inicjatywach. Planowanie logistyki wyjazdów służbowych oraz eventów wewnętrznych. Monitorowanie współpracy z podwykonawcami i terminowości dostaw. Dbanie o...

Office Manager (m/k)

Lokalizacja: pomorskie, Dodane: 2026-05-09, Pracodawca: Primagran Sp. z o.o.

Twój zakres obowiązków: zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura i organizacji pracy administracyjnej; zarządzanie dokumentacją firmową, w szczególności nadzór nad obiegiem i archiwizacją dokumentów, obsługa bieżącej korespondencji; współpraca z dostawcami i podwykonawcami, w tym dbanie o terminowe...

Office Manager (k/m)

Lokalizacja: małopolskie, Dodane: 2026-05-07, Pracodawca: ISS Polska

Zakres obowiązków: Zarządzanie zespołem oraz nadzór nad serwisami sprzątającymi i technicznymi Obsługa zgłoszeń w systemie help desk dla zarządzanej lokalizacji Kontrola budżetów oraz opłat eksploatacyjnych Współpraca przy aranżacjach i remontach powierzchni biurowej Zarządzanie powierzchnią biurową...

Manager / Kierownik Biura

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: 2026-05-04, Pracodawca: BUBBLE AUTO

Opis stanowiska Zarządzanie zespołem oraz organizacja pracy pracowników. Układanie grafiku i kontrola efektywności czasu pracy. Otwieranie i zamykanie biura oraz nadzór nad bezpieczeństwem obiektu. Prowadzenie rezerwacji, dziennika usług oraz bieżącej dokumentacji. Prowadzenie rozliczeń: kasa fiskalna, raporty...

Kierownik biura

Lokalizacja: lubuskie, Dodane: 2026-04-28, Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Zielonej Górze

wg zawodu Wymagania inne:


Osoba do pracy biurowej w dziale Kontroli Jakości

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: DAMBAT Jastrzębski S.K.A.

Zakres obowiązków: Sprawdzanie szczegółowych danych produktów i ich zgodności z systemem Wprowadzanie oraz aktualizacja danych w systemie Weryfikacja poprawności instrukcji urządzeń na podstawie plików systemowych Kontrola produktów według określonych wytycznych Identyfikowanie i zgłaszanie błędów w...

Asystentka / Asystent Działu Sprzedaży i Marketingu

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Caterina

Szukamy osoby, która będzie realnym wsparciem operacyjnym i analitycznym dla działu sprzedaży i marketingu w marce z segmentu premium. To stanowisko łączy pracę z danymi, produktem oraz działaniami wizerunkowymi – idealne dla osoby dobrze zorganizowanej, dokładnej i zainteresowanej branżą fashion. Twoje...

Asystent / Asystentka ds. Chłodnictwa

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: DTH Selection Sp. z o.o.

Zadania na stanowisku: Wsparcie operacyjne procesu realizacji i projektowania systemów chłodniczych. Przygotowywanie zestawień komponentów i dobieranie urządzeń pod konkretne obiekty. Prowadzenie bieżącej dokumentacji technicznej oraz administracja projektowa. Aktywny kontakt z producentami w celu pozyskiwania...

Asystent / Asystentka w dziale kontrolingu

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Amlux Sp. z o.o.

Analiza i weryfikacja naliczanych wynagrodzeń w stosunku do budżetów Przygotowanie raportów i zestawień w MS Excel Weryfikacja danych w systemie Wykształcenie minimum średnie lub w trakcie studiów niestacjonarnych Dobra znajomość pakietu MS Office ze szczególnym uwzględnieniem MS Excel Bardzo dobra...

Asystent / Asystentka w Nowoczesnej Księgowości

Lokalizacja: łódzkie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Value Finance Sp z.o.o.

Do Twoich zadań będzie należeć wsparcie zespołu księgowego w codziennej pracy, w tym: kompletowanie, dekretowanie i wprowadzanie dokumentów księgowych (faktury, rachunki, wyciągi bankowe, raporty kasowe i inne) zgodnie z przyjętymi zasadami pomoc przy uzgadnianiu i analizie kont księgowych przygotowywanie...

Specjalista / Specjalistka ds. administracji (księgowości i kadry)

Lokalizacja: śląskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: NEGOTRUST WORK SOLUTIONS SP. Z O.O.

Opis stanowiska Dekretowanie i księgowanie faktur zakupowych oraz dbanie o kompletność dokumentacji finansowej. Monitorowanie poprawności rozliczeń zagranicznych i uzgadnianie kont księgowych. Kompleksowe wsparcie procesów kadrowych oraz zarządzanie archiwum papierowym i cyfrowym. Koordynacja logistyki wyjazdów...

Inżynier / Inżynierka konstrukcji – asystent / asystentka

Lokalizacja: mazowieckie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: ATK Design Tomasz Kowal

wykonywanie wizji lokalnych i dokumentowanie stanu technicznego budynków, analiza dokumentacji i przygotowywanie obliczeń statycznych i wytrzymałościowych, opracowywanie opinii i ekspertyz technicznych, koordynacja prac międzybranżowych, przygotowywanie rysunków zbrojeniowych i szalunkowych, tworzenie opisów...

Asystent / Asystentka projektanta instalacji sanitarnych

Lokalizacja: małopolskie, Dodane: dzisiaj, Pracodawca: Murapol Architects Drive S.A.

Twój zakres obowiązków: przygotowywanie koncepcji, projektów budowlanych, technicznych instalacji sanitarnych współuczestnictwo w analizie dokumentacji projektowej, koordynacja z innymi uczestnikami procesu projektowego modelowanie instalacji sanitarnych przy użyciu oprogramowania w technologii BIM wykonywanie i...