Praca sekretarki – to niełatwy kawałek chleba
Wielu osobom wydaje się, że praca sekretarki nie należy do zbyt wymagających. Okazuje się, że są oni w dużym błędzie, ponieważ jest to zawód, który wiąże się z ponoszeniem ogromnej odpowiedzialności! To często na barkach sekretarki spoczywają losy konkretnej firmy. Poznaj tajniki tego zawodu.
Pozory mogą mylić! Sekretarka powinna nie tylko doskonale wyglądać i reprezentować odpowiednio firmę. Oprócz tego musi zawsze mieć w zanadrzu odpowiednie słowa i ripostę. Ponadto istotna jest jej znajomość samych struktur przedsiębiorstwa, a także wszystkich pracowników.
Sekretarka musi mieć gotowe rozwiązanie na wszystko, w każdej, nawet najbardziej trudnej sytuacji! Właśnie dlatego odpowiedzialni dyrektorzy tak bardzo szanują swoje sekretarki, które często na tym stanowisku pracują przez bardzo wiele lat.
Sekretarka, czyli prawa ręka każdego dyrektora oraz prezesa
Do kogo zgłaszają się klienci, inwestorzy, czy też inni pracownicy firmy z problemami, pytaniami i sugestiami? Pierwszym kontaktem jest oczywiście sekretarka! To dopiero później ewentualne prośby, czy też wnioski trafiają na ręce dyrektora.
Bardzo ważne jest zatem to, żeby pracownik zatrudniony na tym stanowisku potrafił w odpowiedni sposób cedzić informacje, które są ważne, od tych mniej ważnych. Kolejna kwestia to oczywiście niezwykłe zaangażowanie oraz cierpliwość. To właśnie te cechy często grają pierwsze skrzypce w relacji na poziomie dyrektor – sekretarka.
Kiedy prezes znajduje się na urlopie, sekretarka powinna bez trudu znaleźć rozwiązanie w krótkim czasie. Wniosek z tego płynący jest taki, że zawsze należy szanować pracowników zatrudnionych na stanowisku takim jak sekretarka!
Poznaj największe błędy osób, które szukają pracy
Znalezienie nowej pracy nie zawsze jest tak proste i oczywiste jakby się to mogło wydawać. Czasami trudności pojawiają się również wtedy, kiedy dana osoba wkłada wiele energii i zapału w swoje poszukiwania.
Jakie są największe błędy osób, które poszukują zatrudnienia?
Jeżeli szukasz pracy jako sekretarka, jednak bezskutecznie, być może popełniasz jeden z błędów, które przedstawiamy w naszym artykule. Przekonaj się o tym i wyeliminuj go!
Jednym z błędów bez wątpienia jest nieuważne czytanie ogłoszeń. Otóż wiele osób nie skupia się na informacjach, które znajdują się w ogłoszeniu i jest to spory błąd, ponieważ życiorys powinien być odpowiednio dopracowany, co wpływa pozytywnie na jego odbiór!
Kolejnym błędem często jest zbyt mała liczba odpowiedzi na poszczególne ogłoszenia. Otóż część kandydatów czeka na odpowiedź po wysłaniu dokumentów aplikacyjnych do jednej firmy! Jest to znaczny błąd, ponieważ najlepiej jest wysyłać CV w odpowiedzi na kilka różnych ogłoszeń.
Bardzo ważny w tym przypadku jest również konkretny tytuł, a także sama treść dokumentów rekrutacyjnych. O tym elemencie również warto pamiętać. A podczas rozmowy rekrutacyjnej postaw na oryginalność, a także unikaj schematycznych odpowiedzi na pytania!
Co należy do obowiązków sekretarki?
Wydaje Ci się, że praca sekretarki polega jedynie na odbiera i wykonywaniu połączeń telefonicznych? Nic bardziej mylnego! Okazuje się, że ten zawód niesie ze sobą sporo wyzwań. Poznaj obowiązki sekretarki! Mogą okazać się dla Ciebie zaskakujące.
Praca sekretarki nie zawsze jest łatwa. Często jest to zawód pełen wyzwań, który wiąże się z koniecznością wykonywania skomplikowanych zadań. To nie tylko odbieranie i wykonywanie połączeń, czy też umawianie dyrektora na spotkania!
Sekretarka i jej obowiązki
Każda sekretarka często jest łącznikiem pomiędzy szefostwem danej firmy, a jej pozostałą częścią oraz klientami. To właśnie ona musi umawiać swojego szefa na poszczególne spotkania i dbać o jego terminarz. Przypomina mu o poszczególnych spotkaniach, dzięki czemu jest on zawsze w odpowiednim czasie na odpowiednim miejscu.
Ponadto sekretarka często jest odpowiedzialna również za prawidłowy obieg dokumentów w danej firmie. Musi ona liczyć się z koniecznością sprawdzania poszczególnych dokumentów! To oznacza, że pracownica na tym stanowisku powinna wykazać się sporą spostrzegawczością, aby nic jej nie umknęło! Odpowiada ona za to, żeby całość przebiegała bez zbędnych komplikacji. To oznacza, że musi ona również obsługiwać biegle komputer i wszystkie programy w nim zawarte.
W tym zawodzie przyda się biegła znajomość języka angielskiego
Wbrew pozorom praca sekretarki jest bardzo wymagająca pod wieloma względami. Często na to stanowisko przyjmowane są osoby z wyższym wykształceniem administracyjnym. Wyróżniają się one bardzo wysoką kulturą osobistą, a także doskonałą organizacją czasu własnego oraz innych.
Język angielski obowiązkowo
Okazuje się, że w wielu firmach osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki musi znać w sposób komunikatywny język angielski Na co dzień pracownik w tym charakterze zajmuje się rejestracją pism przychodzących, a także wysyłaniem różnego typu korespondencji. Ponadto sekretarka przygotowuje odpowiedzi na pisma, które przychodzą do zarządu. Obsługuje korespondencję mailową, a także odbiera wszelkiego rodzaju połączenia telefoniczne. Musi ona również aktualizować dane teleadresowe wszelkich kontrahentów.
Na tym stanowisku ważna jest umiejętność uporządkowania wszystkiego wokół siebie, ponieważ pracownik w tym charakterze archiwizuje również dokumentację administracyjną, a także prowadzi kalendarz spotkań zarządu.
Znajomość języka angielskiego jest bardzo ważna, ponieważ sekretarka w wielu przypadkach prowadzi korespondencję, a także rozmowy właśnie w tym języku. Znajomość drugiego języka obcego często jest również bardzo mile widziana.
Wysoka kultura osobista
Sekretarka musi wyróżniać się niezwykłymi manierami. Powinna być obyta, a także wiedzieć co powiedzieć w każdej sytuacji. Pracodawcy wymagają także doskonałej znajomości programów z pakietu Microsoft Office, w tym Worda, Excela, a także Power Pointa. Biegła znajomość obsługi komputera to już prawdziwa podstawa.
Jakie są wymagania oraz ile może zarobić sekretarka?
To właśnie ten pracownik zajmuje się organizacją spotkań, a także pomaga we wszystkich obowiązkach swojemu przełożonemu. Często bez niej cały harmonogram dnia ległby w gruzach. Mowa o sekretarce, która w małym paluszku ma terminarz wszystkich spotkań swojego szefa. A organizacja obowiązków swoich oraz swojego przełożonego jest dla tej osoby czystą przyjemnością.
Czego oczekuje się od kandydatki na sekretarkę?
Jeśli zastanawiasz się nad tym, czy podjąć się pracy sekretarki, powinnaś wiedzieć co będzie od Ciebie wymagane podczas procesu rekrutacyjnego. Do tych elementów na pewno należy przynajmniej średnie wykształcenie. Istotna jest sama znajomość języków obcych, najlepiej angielskiego, niemieckiego, czy też ukraińskiego.
Bez żadnych wątpliwości w tej pracy przyda się umiejętność sprawnej obsługi komputera, w tym programów pakietu Microsoft Office – Worda oraz Excela. Cenione jest posiadanie prawa jazdy kategorii B. W tym przypadku pracownik musi cechować się świetnymi zdolnościami organizacyjnymi, ale też i interpersonalnymi, ponieważ nieustannie musi on nawiązywać relacje z innymi osobami.
W tym zawodzie istotne jest zaangażowanie, a także umiejętność samodzielnej pracy przy każdym zadaniu. Sekretarka powinna być nie tylko dyskretna, ale również bardzo taktowna. Musi dobrze zachować się w każdej sytuacji, nawet najbardziej niespodziewanej. Sekretarka zazwyczaj zarabia najniższą krajową, jednak jej wypłata może składać się nie tylko z podstawy, ale także i premii.
Office Manager czy sekretarka?
Firmy prześcigają się w wymyślaniu coraz to nowszych nazw poszczególnych stanowisk pracy. Obecnie już rzadko kiedy poszukuje się sekretarzy i sekretarek. Tę nazwę coraz częściej zastępuje się nazwą office manager, a w wolnym tłumaczeniu jest to menadżer biura.
Czy obowiązki na tych stanowiskach są takie same? Zazwyczaj tak, jednak warto pamiętać, że wszystko jest zależne od konkretnej firmy, w której pracownik podejmuje się zatrudnienia.
Zakres obowiązków na stanowisku sekretarki
Sekretarka często jest odpowiedzialna za przyjmowanie, a także rejestrację bieżącej korespondencji. Powinna ona w sposób nienaganny reprezentować przedsiębiorstwo, a oprócz tego musi prowadzić rozmowy z istniejącymi, a także nowymi klientami i kontrahentami. W tym przypadku bardzo ważna jest praca z obrotem wszelkich dokumentów.
Bardzo istotne nierzadko w tym zawodzie jest tworzenie, ale też ciągłe rozszerzanie bazy klientów. Sekretarka zawsze powinna wykonywać polecenia swoich przełożonych, a oprócz tego musi ona brać udział w organizacji pracy całej firmy.
Jest to bardzo odpowiedzialne zajęcia, które wiąże się z dużym zaangażowaniem. Firmy coraz częściej doceniają osoby zatrudniane na tym stanowisku i tym samym oferują im wysokie wynagrodzenie, które może składać się z podstawy i premii, która jest zależna od zaangażowania.
Ona nie tylko organizuje pracę sekretariatu. Czym zajmuje się sekretarka?
Wiele młodych dziewcząt decyduje się na pracę w roli sekretarki. Jest to dobry pomysł na rozwinięcie się i postawienie pierwszego kroku w swojej karierze zawodowej. Jednak niewiele osób tak do końca orientuje się, czym tak naprawdę zajmuje się sekretarka.
Jakie są obowiązki sekretarki?
Sekretarki są zatrudniane w różnych firmach, z zakresu przeróżnych branż. Osoba zatrudniona na tym stanowisku z pewnością jest odpowiedzialna za organizację pracy całego sekretariatu. Musi obsługiwać centralę telefoniczną, jeśli takowa funkcjonuje w danej firmie. Oprócz tego rejestruje telefony przychodzące oraz wychodzące. Musi przygotowywać wszelkie spotkania, a także i obsługiwać salę konferencyjną. Pracownik na tym stanowisku często jest odpowiedzialny również za współpracę z poszczególnymi, wewnętrznymi działami firmy.
Ważne jest to, aby sekretarka potrafiła w odpowiedni sposób słuchać swojego przełożonego i wypełniać jego polecenia. Dzięki temu może ona liczyć na stabilne warunki zatrudnienia, często w oparciu o umowę o pracę. Oprócz tego nierzadko pracownicy na tym stanowisku mogą liczyć na atrakcyjne wynagrodzenie, a także na bardzo motywujący system premiowy. Ważne jest to, aby już na samym początku współpracy dokładnie określić wszystkie warunki.
Pracodawcy oczekują, że kandydaci na takie stanowisko będą posiadać wykształcenie przynajmniej średnie. Istotna jest również dobra znajomość języka angielskiego. Często jest to jedyny klucz do osiągnięcia sukcesu.
Zbyt długi staż w jednej firmie może nie wyjść nam na dobre
Zbyt częste zmiany pracy, nie będą świadczyć o nas dobrze. Okazuje się jednak, że również długoletnia praca w jednym przedsiębiorstwie, także nie jest najlepszym rozwiązaniem dla wielu osób, również sekretarek. Każdy z nas powinien się rozwijać, a właśnie to może zapewnić zmiana miejsca pracy. Powinniśmy rozważyć taką możliwość szczególnie wtedy, gdy nie dostrzegamy dalszych perspektyw rozwoju. Kiedy osiągnęliśmy już wszystko, co się tylko dało – możemy zacząć się nudzić w danym zakładzie. Może to zacząć wywoływać w nas narastającą frustrację.
Pamiętajmy o tym, aby cały czas śledzić aktualności na rynku pracy, niezależnie od wykonywanego zawodu. Dzięki temu, będziemy na bieżąco z wyzwaniami, które stawiają potencjalni pracodawcy. Warto wykorzystać wolny czas na uczestnictwo w kursach i szkoleniach, które mogą nam pomóc przy ewentualnej zmianie zatrudnienia. Dobrym argumentem do podjęcia takiej decyzji będzie również brak motywacji do dalszego działania. Jest to ściśle powiązane z brakiem perspektyw na przyszłość.
Sama negatywna atmosfera również będzie wpływać na nas niezbyt dobrze. W takiej sytuacji warto poszukać nowego rozwiązania i miejsca, w którym będziemy czuć się dobrze. Nie powinniśmy być więźniami w firmie. Warto nieustannie dążyć do samorozwoju oraz szukać nowych możliwości. Nie warto przyzwyczajać się do niekorzystnych warunków. Musimy walczyć o siebie, o dobre warunki zatrudnienia oraz wysokie zarobki. Dzięki temu możemy bardzo wiele zyskać.
Urlop macierzyński i co dalej?
Po narodzinach dziecka, wiele kobiet wraca do wykonywania swojej pracy. W obecnych czasach panie są bardzo aktywne zawodowo i to one często stanowią podstawę do utrzymania całej rodziny. Ważne jest łączenie odpowiedzialnego macierzyństwa z karierą zawodową. Jest to możliwe również na stanowisku sekretarki. Okazuje się jednak, że wielu kobietom obecnie wykonywana praca nie wystarcza i nie daje oczekiwanej satysfakcji zawodowej. Właśnie dlatego wiele pań decyduje się na zmianę branży, również od razu po urlopie macierzyńskim. Jest to jak najbardziej możliwe, bowiem na dzisiejszym rynku pracy trudno jest o specjalistów w konkretnych dziedzinach.
Nowe potrzeby po porodzie
Podkreślmy to, że po porodzie, wiele kobiet zaczyna mieć coraz większe potrzeby finansowe. Chcą zarabiać jeszcze więcej, aby zapewnić sobie, dziecku i całej swojej rodzinie, jak najlepszy byt oraz przyszłość. Jest to możliwe, choćby dzięki pracy zdalnej, którą można wykonywać w wielu branżach. Dzięki temu, kobiety mogą łączyć wychowywanie dziecka z rozwojem zawodowym. Elastyczny czas pracy będzie sprzyjający również przy ewentualnych chorobach dziecka, badaniach oraz wizytach u lekarzy. Wiele kobiet decyduje się na korzystanie z usług niań, czy też żłobków. Jest to dobre rozwiązanie dla pań, które nie chcą rezygnować z codziennych wyjść do biura. Lubią one kontakt z ludźmi i czują się dobrze w ich otoczeniu. W takiej sytuacji warto zapytać przełożonego, czy istnieje możliwość wykonywania naszej pracy, choć w części w warunkach domowych. Będzie to świetne rozwiązanie, które pozwoli pogodzić życie zawodowe z wychowaniem dziecka. To może sprawdzić się w bardzo wielu branżach.
Bez tych programów się nie obejdzie
Przeglądając ogłoszenia o pracę, w wielu przypadkach spotykamy się z koniecznością biegłego posługiwania się programami z pakietu Microsoft Office. Jest to szczególnie potrzebna umiejętność w przypadku prac biurowych. Do tych zalicza się, na przykład zawód sekretarki. Warto wspomnieć o tym, że zupełnie podstawowe informacje z zakresu obsługi takich programów, otrzymuje się już w szkole. Nierzadko zajęcia z informatyki nam jednak nie wystarczają w odpowiednim zakresie.
Właśnie dlatego wiele osób decyduje się na udział w dodatkowych kursach i szkoleniach, które gwarantują zdobycie odpowiedniego certyfikatu, który możemy pokazać naszym przełożonym. W jakich jeszcze zawodach przydaje się obsługa pakietu Microsoft Office? Z pewnością będzie to asystentka dyrektora. W przypadku osoby zatrudnionej na tym stanowisku jest to niezbędna konieczność. W końcu taka osoba powinna przygotowywać odpowiednie zestawienia, a także gromadzić i porządkować zebrane dane. Obowiązki muszą być wykonywane szybko, a wspomniane wyżej programy mogą to umożliwić.
Kolejny zawód należący do tej grupy to recepcjonistka. Obowiązki osób zatrudnionych na tych dwóch stanowiskach w części mogą się pokrywać. Jednak recepcjonistka może również organizować podróże służbowe, a także eventy, które odbywają się w firmie. Pracownicy księgowości także powinni znać w sposób doskonały obsługę programów z pakietu Microsoft Office. W końcu nierzadko korzystają oni z funkcji arkusza, który znacznie przyspiesza pracę księgowości, można tam z większą łatwością analizować dane. Logistykowi również taka umiejętność się przyda, musi on przygotowywać raporty, wprowadzać i porządkować dane, a także formatować dokumenty.