Dlaczego tak ważne jest pierwsze wrażenie?
Pierwsze wrażenie w wielu przypadkach może przesądzić o tym, czy otrzymamy zatrudnienie w danej firmie. Dotyczy to także osób zatrudnianych w roli sekretarek. Warto nie marnować okazji i pokazać się z jak najlepszej strony już na starcie.
Jeśli otrzymałaś zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, to oznacza, że Twoje CV spodobało się osobom rekrutującym. Teraz musisz sprostać oczekiwaniom pracodawcy, a w tym celu warto jest pokazać się od jak najlepszej strony właśnie podczas rozmowy kwalifikacyjne.
Jest kilka zasad, które warto przestrzegać podczas rozmowy rekrutacyjnej.
- Z pewnością nie powinnaś się spóźniać na tak ważne spotkanie. Takie zachowanie może być odebrane po prostu jako brak szacunku z Twojej strony. Lepiej zawsze być kilka minut przed wybiciem danej godziny.
- Nie zapomnij o przestrzeganiu dress codu, który jest obecny w danej firmie. Znajdź jak najwięcej informacji na ten temat, jeśli tego od Ciebie się wymaga – ubierz się elegancko. Dzięki temu już poprzez strój pokażesz swój profesjonalizm oraz zaangażowanie.
- Nie stresuj się nadmiernie, przez to możesz stracić w oczach rekrutera. Bądź świadoma swoich kompetencji i wyraźnie to okazuj. Dzięki temu pokażesz, że wiesz, czego oczekujesz od swojego życia zawodowego, a także upewnisz pracodawcę, że podejmie dobrą decyzję, jeśli wybierze właśnie Ciebie na to konkretne stanowisko, o której się ubiegasz.
- Podczas rozmowy rekrutacyjnej wykaż się wiedzą na temat firmy, do której złożyłaś podanie, to również pozwoli Ci zrobić dobre pierwsze wrażenie.
Sekretarz czy sekretarka?
Osoba zatrudniona jako sekretarka, czy też sekretarz tak naprawdę jest odpowiedzialna za te same czynności. W tym zawodzie mogą z powodzeniem odnaleźć się nie tylko kobiety, ale również mężczyźni.
Do obowiązków osoby zatrudnionej na tym stanowisku z pewnością należy koordynacja pracą biura, ale też organizacja wszelkich spraw administracyjnych. Co ważne, pracownik na tym stanowisku również zapewnia prawidłowy obieg wszelkiej korespondencji, dokumentów oraz ewentualnych informacji. Sekretarka/Sekretarz prowadzi kalendarz spotkań, a oprócz tego realizuje powierzone jej zadania, które są związane bezpośrednio z bieżącym funkcjonowaniem całego biura. Sekretarka powinna wspierać także pozostałe działy firmy.
Względem osób zatrudnianych na to właśnie stanowisku oczekuje się minimum średniego wykształcenia. Istotna jest świetna organizacja pracy, a przede wszystkim rzetelność w wykonywaniu poszczególnych zadań. W tym zawodzie bez wątpienia znaczenie ma duża staranność i dokładność. Nie bez znaczenia jest także zaangażowanie w wykonywanie powierzonych zadań. Sekretarka powinna bez trudu umiejętnie ustalać priorytety. W tym zawodzie bezwzględnie konieczna jest znajomość obsługi komputera, a w szczególności programów pakietu Microsoft Office.
Pracownik na tym stanowisku powinien także posiadać prawo jazdy kategorii B. W wielu firmach wymaga się również znajomości języka angielskiego, niemieckiego, hiszpańskiego, czy też włoskiego. W obecnych czasach jest to koniecznością. Przedsiębiorstwa zapewniają swoim pracownikom na tym stanowisku atrakcyjne wynagrodzenie, a także stabilność zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę.
Ty też możesz mieć profesjonalny życiorys
Podstawą przy szukaniu nowej pracy jest posiadanie świetnego CV. To bardzo ważne, aby ten dokument był profesjonalny i przyciągał uwagę rekrutera. Sprawdzi się to również w przypadku osób, które szukają pracy na stanowisku sekretarki. Spraw, by CV stało się Twoją najlepszą wizytówką i sprawiło, że każdy będzie chciał Cię zatrudnić.
Życiorys musi być czytelny, estetyczny, ale też bardzo zwięzły. Pamiętaj o tym, aby w tym dokumencie umieścić cel zawodowy, ale też dane osobowe. W tym dokumencie przydadzą się także informacje o Twoim doświadczeniu i zakresie podejmowanych przez Ciebie obowiązków. To w końcu jeden z najważniejszych punktów. Pamiętaj jednak o tym, aby nie wymieniać wszystkich miejsc, w których pracowałeś. Wybierz jedynie te, które będą w jakiś sposób korespondowały z ofertą, na którą odpowiadasz.
Nie zapomnij o tym, aby w krótki i zwięzły sposób opisać wykonywane przez siebie obowiązki. Nie pomijaj również umiejętności. Tam powinny znaleźć się najważniejsze informacje dotyczące znajomości języków obcych, obsługi komputera, posiadania prawa jazdy, a także przeróżnych specjalistycznych uprawnień, które z pewnością mogą Ci się przydać w pracy sekretarki. Nie zapomnij też napisać o swoim wykształceniu, ukończonych kursach i szkoleniach. Napisz jedynie o tych, które będą miały jakiś związek ze stanowiskiem, na które będziesz aplikować.
Dlaczego umiejętność współpracy z innymi jest tak ważna?
Najbardziej pożądani pracownicy to tacy, którzy posiadają dobrze rozwiniętą umiejętność współpracy z innymi, potrafią zorganizować swój czas, a także nie mają problemów ze świetną komunikacją. To dotyczy również osób zatrudnionych w roli sekretarek.
To wszystko jest tak ważne głównie ze względu na to, że w firmach komunikacja stanowi kluczową rolę. Bez niej wielu przedsiębiorców nie osiągnęłoby tego, co posiada. Pracowników, którzy mają wysoko rozwiniętą umiejętność współpracy z innymi osobami wcale nie ma wielu.
Często pracownicy są indywidualistami i mają trudności w nawiązywaniu kontaktów z innymi. A to niestety powoduje problemy na wielu stanowiskach, a także pomiędzy poszczególnymi działami. Pracodawcy mogą spróbować organizować specjalne szkolenia dla swoich pracowników. Dzięki temu będą mieli pewność, że wykorzystali wszystkie dostępne środki, aby sprawić, żeby ich firma pracowała niczym szwajcarski zegarek.
Pracownicy między sobą nierzadko konkurują. To natomiast może prowadzić do zazdrości, a także wielu kłótni i konfliktów. Przez takie sytuacje zespół zaczyna miewać różne nastroje. Atmosfera w firmie zaczyna się psuć, a to powoduje znaczne obniżenie jakości obsługi klientów. Aby temu zapobiec warto również już podczas rozmowy kwalifikacyjnej uzyskać jak najwięcej informacji na temat wszystkich pracowników.
Dlaczego pozytywne emocje w pracy są tak ważne?
Niektórzy pracownicy męczą się w swoim miejscu pracy i z ogromną niechęcią codziennie wyruszają w drogę do swojej firmy. To wszystko może wiązać się ze stresem, a także złą atmosferą, która panuje w ich miejscu zatrudnienia. Negatywne emocje mogą w bardzo zły sposób oddziaływać na pracowników i powodować u nich nawet depresje. Przez to niektóre osoby stają się wyłączone z pracy na wiele miesięcy. To dotyczy również osób zatrudnionych w roli sekretarek.
Właśnie dlatego należy walczyć o to, aby atmosfera w firmie była jak najbardziej korzystna i sprzyjająca dla pracowników. Jeśli nie jesteśmy w stanie z tym nic zrobić, powinniśmy zmienić pracę. To bardzo ważne, aby czuć się dobrze w miejscu, w którym spędzamy większą część naszego życia.
Obecnie pracownicy w Polsce znajdują się w bardzo komfortowej sytuacji. Miejsc pracy na rynku jest bardzo dużo, natomiast wykwalifikowanych specjalistów – niewielu. W związku z tym warto w takiej sytuacji rozejrzeć się za ofertami, których w Internecie jest bardzo wiele. Pracownicy mogą nawet spróbować się przebranżowić. Warto odbyć dodatkowe szkolenia oraz kursy, które pozwolą na zdobycie nowych umiejętności, ale też kwalifikacji.
Dzięki temu będziemy mogli wybrać takie przedsiębiorstwo, które pozwoli nam się rozwijać, ale też nie będzie w nas wzbudzało negatywnych emocji. Takich decyzji jednak nie warto podejmować pochopnie, lepiej je na spokojnie przemyśleć.
Sekretarka i recepcjonistka w jednym
W niemal każdej firmie potrzebna jest sekretarka. To nierzadko od niej zależy odpowiednia praca przedsiębiorstwa, a także sama organizacja i obieg dokumentów.
Niektóre firmy decydują się na zatrudnienie w roli sekretarki i recepcjonistki jednej osoby. Wtedy do obowiązków pracownika należy prowadzenie działań administracyjnych, które są związane z codziennym funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa. Ponadto osoba taka sprawuje nadzór oraz ewidencjonowanie nad korespondencją firmową. Pracownik w tym zakresie nawiązuje kontakty z dostawcami wszelkich produktów, czy też usług do firmy. Oprócz tego sekretarka reprezentuje przedsiębiorstwo i dba o jego dobry wizerunek. Musi ona rezerwować ewentualne sale konferencje, hotele, czy na przykład bilety lotnicze. Sekretarka współpracuje z praktycznie wszystkimi działami w firmie. Musi ona również obsługiwać szkolenia, spotkania, a także samych gości, którzy odwiedzają siedzibę przedsiębiorstwa. Ponadto to właśnie ta osoba samodzielnie prowadzi zlecone jej wcześniej projekty.
Jeśli chciałabyś zostać zatrudniona w takim charakterze musisz liczyć się z tym, że powinnaś w bardzo dobrym stopniu posługiwać się komputerem, a w szczególności programami pakietu Microsoft Office. Istotna w tym przypadku jest także znajomość języka angielskiego nie tylko w mowie, ale również i w piśmie. Oczywiście idealny pracownik jest także dyspozycyjny i umiejętnie pracuje w zespole. To wszystko jest bardzo ważne w zawodzie sekretarki – recepcjonistki.
To od niej zależy organizacja całego biura
Są firmy, które poszukują optymistycznie nastawionych do pracy i przede wszystkim sumiennych osób do pracy na stanowisko sekretarki. To właśnie taki pracownik wspiera zarząd w kwestiach administracyjno – księgowych.
Taka osoba jest odpowiedzialna za nieustannie wspieranie zarządu w codziennej pracy, a także za czuwanie nad obiegiem dokumentów i faktur. Sekretarka musi współpracować z działem księgowości, a także nierzadko redagować pisma w języku zarówno polskim, jak i angielskim. Osoba zatrudniona na tym stanowisku wspiera pracowników w organizacji służbowych podróży, a także sprawuje nadzór nad korespondencją nie tylko przychodzącą, ale też wychodzącą. Jest ona też odpowiedzialna za organizację pracy całego biura.
Pracodawcy często oferują pracownikom na tym stanowisku zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, a także możliwość rozwoju przy realizacji ciekawych projektów. Kusząca może okazać się sama praca w międzynarodowym środowisku, w dynamicznie rozwijającej się firmie. Względem kandydatek na takie stanowisko oczekuje się minimum rocznego doświadczenia na takim samym lub podobnym stanowisku. Nie bez znaczenia jest również znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację.
Skuteczność w działaniu to jej domena
W wielu przedsiębiorstwach, które już od lat działają na polskim rynku są potrzebne sekretarki. Wydawać by się mogło, że niemal każda osoba może podjąć się takiej pracy – nic bardziej mylnego. Okazuje się, że firmy oczekują od osób ubiegających się o takie stanowisko doświadczenia – najczęściej minimum półrocznego, co jest nierzadko warunkiem koniecznym. Oprócz tego istotna jest także znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
W końcu sekretarka bardzo często musi komunikować się z zagranicznymi klientami. Ważna jest także znajomość pakietu Microsoft Office, a także wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne. Nie bez znaczenia jest również umiejętność pracy pod presją czasu, a także dobra jej organizacja. Ponadto dla pracodawców znaczenie ma też samodzielność, inicjatywa i skuteczność w działaniu.
Sekretarki mogą liczyć na zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, a także normowany czas pracy – najczęściej jest to osiem godzin dziennie, od ósmej do szesnastej. Firmy zapewniają płatny urlop oraz możliwość rozwoju i zdobycia cennego doświadczenia zawodowego. Ponadto sama praca najczęściej odbywa się w przyjaznej atmosferze. Pracodawcy kuszą pracowników atrakcyjnym systemem świadczeń dodatkowych, w którego skład wchodzi prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, czy też dofinansowanie do karty Multisport.
Jakie oczekiwania są stawiane przed sekretarką? Sprawdzamy
Wiele młodych kobiet decyduje się na pracę sekretarki na start swojej kariery zawodowej. Osoba zatrudniona na tym stanowisku cały czas pomaga swojemu przełożonemu w organizacji jego pracy. W związku z tym musi nadzorować przebieg dnia. Nie są dla niej obce sprawy związane z administracją, korespondencją. Pracownik sporządza notatki, umawia spotkania, wszelkie zebrania, a poza tym również pośredniczy w kontaktorach pomiędzy szefem, a personelem.
Jakie wymagania są stawiane przed osobą ubiegającą się o stanowisko sekretarki?
Z pewnością jest to minimum średnie wykształcenie, a oprócz tego również znajomość minimum jednego języka obcego. Pracownik na tym stanowisku powinien bez żadnych trudności obsługiwać komputer, a tym w szczególności programy pakietu Microsoft Office. Dodatkowym atutem jest posiadanie prawa jazdy kategorii B.
Jaka powinna być idealna sekretarka?
Bez wątpienia muszą ją wyróżniać ponad przeciętne zdolności organizacyjne. Istotne jest też zaangażowanie i umiejętność samodzielnej pracy. Kandydatka na to stanowisko musi również cechować się otwartością, kreatywnością, komunikatywnością, a także ogromną odpowiedzialnością. Miła aparycja również nie jest bez znaczenia. Przedsiębiorstwa do pracy na tym stanowisku wybierają najchętniej kobiety w wieku do czterdziestu lat.
Sekretarka pilnie poszukiwana
W ostatnich tygodniach coraz więcej firm poszukuje sekretarek? Z czego wynika ten nagły boom? Czyżby nastały czasy rynku pracownika?
Okazuje się, że tak. Sekretarka to jeden z wielu poszukiwanych aktualnie pracowników. W tym przypadku jednak przeważają jeszcze inne względy. Jesteście ciekawi jakie?
W naszym kraju brakuje szkół, które zajmują się szkoleniem i promocją tego zawodu. Owszem szkoły policealne wprowadziły w swojej ofercie taki kierunek, jednak jest tego stanowczo za mało w stosunku do zapotrzebowania.
Jak wiadomo, każda firma potrzebuje osoby, której zadaniem będzie reprezentowanie firmy, przyjmowanie gości i obsługa bieżących spraw organizacyjno-biurowych.
Posada sekretarki jeszcze do niedawna cieszyła się małym zainteresowaniem potencjalnych kandydatek ze względu na niskie zarobki. Dodatkowo osoby na tym stanowisku były bardzo często źle traktowane przez współpracowników, a w skrajnych przypadkach także swoich przełożonych. Brak szacunku i roszczeniowy ton były na porządku dziennym.
Czyżby pracodawcy potrzebowali zimnego prysznica w postaci braku sekretarki, aby zobaczyć wreszcie, jak cennym jest ona pracownikiem dla całej firmy? Aktualna sytuacja, która zapanowała na rynku pracy, pokazała, że należy doceniać ludzi na każdym szczeblu organizacji. To właśnie oni tworzą firmę wraz z całą jej atmosferą. Oni też niejednokrotnie kreują pozytywny lub negatywny wizerunek na zewnątrz np. poprzez wpisy na forach internetowych.