Sekretarka, a obsługa komputera
Umiejętność obsługiwania urządzeń biurowych to jeden z podstawowych wymogów, jakie pracodawcy stawiają potencjalnym sekretarkom. Dlaczego to tak istotne? Czy można sobie w jakikolwiek sposób poradzić z deficytem wiedzy w tym zakresie? Sprawdźmy wspólnie.
Narzędzia pracy
Komputer to jedno z podstawowych urządzeń, które każda sekretarka wykorzystuje w swojej codziennej pracy. Od razu jednak pragnę uspokoić, że nie musisz wiedzieć o nim wszystkiego. Zakres obowiązków na tym stanowisku najczęściej łączy się z obsługą poczty mailowej oraz podstawowego pakietu biurowego, czyli edytora tekstowego, arkusza kalkulacyjnego, czy programu do tworzenia prezentacji. Pamiętaj, że wszystkich tych rzeczy możesz nauczyć się samodzielnie we własnym domu. Internet jest prawdziwą skarbnicą darmowej wiedzy, która powinna okazać się wystarczająca na poziomie podstawowym.
Praktyka na wagę mistrza
Zgłębiając tajniki internetowych tutoriali, warto jednocześnie trenować nowe umiejętności w praktyce. Wykonywanie prostych zadań to gwarancja sukcesu dla każdego. Nawet dla osoby, która nigdy wcześniej nie miała do czynienia z komputerem. Kandydatka na sekretarkę powinna jednak pamiętać o tym, że czas ma tutaj kluczowe znaczenie. Nie oznacza to, że powinnaś w nieskończoność uczyć się pewnych zadań. Chodzi raczej o to, że potrzeba czasu na opanowanie pewnych umiejętności. Nie należy się zatem zniechęcać początkowymi trudnościami.
Kto pyta, ten wie
Na koniec warto pamiętać o kluczowej roli innych w naszym życiu, także tym zawodowym. Nawet jeśli podczas pracy na stanowisku sekretarki coś będzie dla ciebie niejasne, nowe, trudne, nie do przebrnięcia, pytaj. Wiedz też, że większość odpowiedzi dotyczących obsługi komputera znajdziesz z łatwością w internetowej przestrzeni.
Ile języków obcych powinna znać sekretarka?
Czy jest jeszcze ktoś, kogo trzeba przekonywać do tego, iż sprawna komunikacja jest podstawą wielu biznesów? Ile w takim razie języków obcych powinna znać osoba, która jest wizytówką firmy w kontaktach z otoczeniem zewnętrznym? Okazuje się, że na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi. Jest ich kilka.
Branża i sektor gospodarczy
Na początek warto zacząć od miejsca, w którym aktualnie znajduje się przedsiębiorstwo. Wiadomo, że jeżeli jest międzynarodowym koncernem, kandydatka na sekretarkę, która nie porozumiewa się biegle w przynajmniej jednym języku obcym, powinna odpuścić sobie aplikowanie. Są jednak takie firmy jak np. lokalny producent mebli, które raczej z reguły nie mają do czynienia z zagranicznymi kontrahentami. Wówczas język obcy może nie być kluczowy podczas rozmowy wstępnej.
Otoczenie rynkowe, czyli w głównej mierze klienci
Poza wspomnianymi już wcześniej klientami, każdy przedsiębiorca ma do czynienia z innymi podmiotami. Mogą to być dostawcy materiałów produkcyjnych, podwykonawcy, czy inne jednostki, które ściśle z nim współpracują. W tym przypadku również warto wiedzieć wcześniej, jaki język będzie obowiązującym podczas konwersacji.
Zarząd i współpracownicy
Jak wiadomo, firmę tworzą ludzie. To właśnie oni kreują jej wizerunek oraz sprawiają, że może ona nabrać niesłychanego tempa rozwoju. Co zatem powinna zrobić sekretarka, która w codziennej pracy nie wykorzystuje języka obcego, ale widzi, że jej koledzy z pracy mają takie aspiracje? Zdecydowanie powinna wziąć z nich przykład.
Na jakie wynagrodzenie może liczyć sekretarka
Przeglądając oferty pracy na stanowisko sekretarki, rzadko można znaleźć informacje na temat wynagrodzenia. Wzmianki takie są najczęściej zamieszczane tylko przez największych przedsiębiorców, którzy oferują bardzo konkurencyjne zarobki. Ile w takim razie zarabiają pracownicy na tych stanowiskach w mniejszych firmach?
Mediana, a realia
Internetowe źródła podają, że średnia zarobków sekretarki za ubiegły rok wynosiła 3000 zł brutto, co w przypadku pracownika etatowego daje niewiele ponad 2100 zł netto. Te same dane wskazują, że tylko co drugi pracownik na tym stanowisku zarabia około 200 złotych więcej. Z kolei aż 25% wszystkich sekretarek zarabiało poniżej wspomnianej kwoty 3000 zł brutto.
Podstawa to za mało?
Warto pamiętać, że w przypadku pracy sekretarki bardzo rzadko stosuje się premie. Wynika to z braku działań pro sprzedażowych, czy innego tego typu, które mogłyby generować dodatkowe dochody. Tutaj sytuacja wygląda podobnie do pracowników biurowych, czyli w grę wchodzi dodatkowe ubezpieczenie na życie, karta na zajęcia sportowe lub ewentualne dofinansowanie edukacji.
Świetny start
Z drugiej jednak strony, warto pamiętać, że zawód ten jest bardzo często wybierany przez osoby, które są dopiero na początku swojej kariery zawodowej. Spory odsetek sekretarek łączy pracę ze studiami wyższymi, czy różnego rodzaju kursami, które podnoszą kwalifikacje i zwiększają konkurencyjność na rynku pracy.
Czy wykształcenie ma znaczenie w pracy na stanowisku sekretarki?
Przeglądając portale z ogłoszeniami o pracę, można odnieść wrażenie, że raczej nie odgrywa ono żadnej roli. Jak jest naprawdę? Przyjrzyjmy się kilku przypadkom.
Eliminacje wstępne
Już na samym początku warto zdecydowanie zaznaczyć, że wszelkie dwuznacznie brzmiące oferty powinny być omijane szerokim łukiem. Oferty mówiące, że nieważne umiejętności, ważny jest jedynie wygląd, powinny wzbudzać w przyszłych sekretarkach raczej litość dla ich twórców aniżeli chęć wysłania aplikacji. Przejdźmy jednak do konkretów.
Niektóre ogłoszenia już na wstępie informują, jakiego rodzaju wykształcenie jest wymagane. W przypadku pracy na stanowisku sekretarki rzadko będzie to specjalistyczny kierunek studiów np. marketing, zarządzanie, czy dziennikarstwo. Raczej mile widziane będzie edukacja związana z administracją. Nie wszystkie jednak firmy wymagają ukończonych studiów wyższych. Dlatego jako sekretarka możesz aplikować już na etapie studiowania. Jeżeli oczywiście tok nauki pozwala ci na pogodzenie pracy z edukacją.
Mile widziane
Wiadomo, że pracodawcy, którzy wybierają spośród wielu kandydatek, zwracają także baczną uwagę na dodatkowe umiejętności. W pracy sekretarki niewątpliwie przydaje się umiejętność szybkiego pisania na komputerze. Co ciekawe, umiejętność tę można zdobyć całkowicie za darmo, podczas internetowych kursów.
Znajomość języków obcych to kolejny mile widziany punkt w dokumentach aplikacyjnych. Oczywiście chyba nikomu nie trzeba przypominać, że nie wolno kłamać i zawsze trzeba pisać prawdę, ponieważ może się okazać, że już na etapie wstępnej rozmowy telefonicznej, umiejętności te zostaną poddane próbie.
Praca w sekretariacie zazwyczaj wiąże się z dbaniem o prawidłowy obieg dokumentacji oraz ich przygotowywaniem. Dlatego kolejnym atutem może okazać się nawet niewielkie doświadczenie w redagowaniu pism itp.
Sekretarka w małej firmie
Sekretariat współuczestniczy w całym procesie zarządzania firmą, bowiem od jego sprawnej pracy zależy prawidłowe funkcjonowanie całej organizacji. O ile w większej firmie sekretarka ma często ściśle wyznaczony zakres zadań, o tyle w małej firmie często zajmuje się niemal wszystkim. Czym konkretnie? O tym poniżej.
Wszystko w jednej osobie?
Do podstawowych zadań sekretarki należy prowadzenie kalendarza spotkań prezesa, koordynacja i wsparcie zebrań, konferencji, spotkań biznesowych. To ona organizuje również wyjazdy służbowe, delegacje, zabezpiecza transport oraz nocleg dedykowanym osobom. Od jej osoby wymagana jest obsługa korespondencji firmowej, koordynacja sprawnego przepływu dokumentów w firmie, archiwizacja dokumentów. Oprócz zadań administracyjnych i funkcji informacyjnych w ramach obowiązków sekretarki leży również organizacja i zaopatrzenie firmy w artykuły i materiały biurowe, środki trwałe, dbałość
o zaopatrzenie socjalne. Jest też często łącznikiem pomiędzy przełożonym a pozostałymi pracownikami, klientami, kontrahentami.
Sekretarka gwarancją prawidłowego funkcjonowania firmy
W poszczególnych przedsiębiorstwach zakres zadań sekretarki może się znacząco różnić, ale jedno pozostaje niezmienne: rola tego stanowiska w każdej firmie jest kluczowa, a prawidłowa współpraca sekretariatu i pozostałych działów firmy oparta na efektywnej kooperacji zapewnia organizacji prawidłowe funkcjonowanie.
Dzień z życia sekretarki
Zdaniem niektórych, sekretarka to osoba o nienagannym wyglądzie, która odbiera telefony i niespiesznie popija kawę przy komputerze. Czy tak właśnie wygląda jej prawdziwy dzień pracy? Szczegóły poniżej.
Jednostanowiskowy wakat
Bardzo wiele firm praktykuje zatrudnianie na tym stanowisku tylko i wyłącznie jednej osoby. Sytuację tłumaczą najczęściej redukcją zbędnych kosztów. W praktyce wygląda to tak, że sekretarki mają często problem ze wzięciem urlopu, czy jakiegokolwiek dnia wolnego. Ponieważ najzwyczajniej w świecie nie ma ich kto zastąpić. Z kolei taka nieobecność może sparaliżować pracę nawet całej firmy lub działu. Bardzo podobnie jest z planowaniem dnia pracy. Należy brać pod uwagę, iż jest się zdanym tylko i wyłącznie na siebie. Z drugiej jednak strony jest to sytuacja wręcz idealna dla osób, które cenią sobie dużą samodzielność w pracy.
Wiele zadań, a czas goni
Praca sekretarki niejednokrotnie wymaga naginania czasoprzestrzeni. Wiele zadań musi być wykonanych w jednym czasie, a całe otoczenie tylko pogarsza sytuację. Dzwoniące telefony, przychodzące maile, czy klienci sprawiają, że człowiek czuje się, niczym na środku wzburzonego morza. Są jednak osoby, którym taka sytuacja nie przeszkadza, a wręcz przeciwnie-napędza do wzmożonego działania.
Na zakończenie, warto jeszcze wspomnieć o satysfakcji, jaką daje praca sekretarki. Poza codziennymi (niekiedy żmudnymi) obowiązkami pozwala mieć kontakt z innymi oraz poznawać nowych ludzi. To niewątpliwie zajęcie dla osób, które nie boją się wyzwań i pracy na samodzielnym stanowisku.
Dress code w pracy sekretarki
Jak cię widzą, tak cię piszą-głosi przysłowie. Rzeczywiście w dobie dzisiejszej kultury wygląd jest niezwykle ważny. Jak w takim razie powinna wyglądać profesjonalna sekretarka? Czy są jakieś elementy niedopuszczalne w jej wyglądzie? O tym poniżej.
Profesjonalny kicz, czy to możliwe?
Już na początku warto zaznaczyć, że bez względu na panujące aktualnie trendy modowe i stylistyczne, kicz i przepych nigdy nie będą oznaką profesjonalizmu. W związku z powyższym każda sekretarka powinna unikać: krzykliwej biżuterii, zbyt mocnego makijażu i wyzywającego stroju. Co w praktyce oznacza ostatni aspekt? Poza głębokimi dekoltami i krótkimi spódniczkami, dotyczy on również (jakże trendowych ostatnio) prześwitujących oraz połyskliwych tkanin. Ponadto zbyt obcisłych części garderoby oraz za wysokich szpilek.
Odstępstwa od reguły
Wiadomo, że poza sztywnymi kanonami, sporo zależy także od kultury samej firmy. Są miejsca, w których sekretarka może nosić ubiór w stylu casualowym oraz takie, które narzucają nawet wysokość szpilek. Dlatego, jeżeli pojawią się jakiekolwiek wątpliwości, warto po prostu obserwować współpracowników lub podpytać swojego bezpośredniego przełożonego. W wielu sytuacjach sprawdza się jednak stara reguła, iż lepiej wyglądać skromniej. A te bardziej okazałe ciuchy, czy dodatki można zostawić na specjalne okazje jak np. wyjście ze znajomymi.
Jakie umiejętności powinna posiadać idealna sekretarka
Okazuje się, że do zawodu, o którym marzy wiele młodych kobiet, można się wcześniej przygotować. W poniższym materiale poddano analizie wypowiedzi kilku przedsiębiorców, którzy zdradzają, jakie umiejętności są szczególnie cenne w tym fachu. Szczegóły poniżej.
Po pierwsze podzielna uwaga
Umiejętność organizacji pracy w natłoku wielu zdarzeń, maili i telefonów to nie lada wyzwanie. Jak się jednak okazuje, jest to chleb powszedni wielu sekretarek. Nic więc dziwnego, że tak wielu pracodawców uważa podzielną uwagę za jedną z najważniejszych cech na tym stanowisku.
Po drugie otwartość
Sekretariat można śmiało przyrównać to serca firmy. To właśnie tutaj pracownicy załatwiają najpilniejsze sprawy, pojawiają się kontrahenci, a w wielu przypadkach także klienci firmy. Nic więc dziwnego, że wrodzona śmiałość i łatwość nawiązywania kontaktów z innymi są tak istotne. Dodatkowo zdaniem właścicieli firm, otwartość pomaga także w załatwianiu wielu spraw biznesowych.
Po trzecie obycie i taktowność
Kultura osobista jest nie tylko wynoszona z domu rodzinnego. Na jej poziom ma także wpływ obecne otoczenie oraz zainteresowania. To właśnie dlatego wiele młodych osób, które pochodzą z niewielkich miasteczek (i bardzo często nie miały okazji przebywać w szerokim gronie dystyngowanych osób) ma możliwość zmiany. Zresztą w wielu kręgach jest to widoczne. Dlatego w planowaniu kariery jako sekretarka niezwykle przydatna może się okazać nauka zasad savoir-vivre, czyli zasad etykiety biznesowej.
Dzień z pracy Sekretarki
Czy każdy dzień spędzony w pracy musi być ciągiem powtarzających się czynności. Oczywiście, że nie musi być. Wiele jest zawodów, w których wrażeń z pewnością nie brakuje. Jednak nie oszukujmy się, w zdecydowanej większości przypadków, do pracy przychodzimy po to, żeby realizować pewne określone zadania. Wrażeń możemy spokojnie szukać na wycieczkach lub przy uprawianiu sportów ekstremalnych. Praca natomiast jest miejscem, w którym swoje działania każdy pracownik przekazuje w kierunku wzrostu wartości swojego pracodawcy.
Praca Sekretarki nie odbiega swoją specyfiką od większości stanowisk biurowych. Zdecydowana większość dni przebiega w podobny sposób. Dlatego kluczem do zadowolenia z pracy, choćby najbardziej powtarzalnej, jest jej polubienie. Idealną sytuacją byłaby taka, kiedy praca staje się naszą pasją. Sekretarka również może realizować swoje obowiązki zawodowe z uśmiechem na twarzy.
Podczas standardowego dnia pracy sekretarka zajmuje się m.in: bieżącą organizacją i koordynacją pracy sekretariatu, przygotowaniem i obsługą spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, prowadzeniem kalendarza spotkań zarządu oraz nadzorem nad nim, obsługą klientów i kontrahentów, przygotowywaniem raportów, obsługą poczty elektronicznej oraz wszelkimi pracami administracyjnymi i obsługą urządzeń biurowych. Czy taka praca może być ciekawa? Oczywiście, że tak. Fakt, że są to powtarzalne czynności, nie wyklucza przecież wielu wyzwań stawianych na drodze zawodowej.
Znajomość języków obcych w pracy Sekretarki
Są takie zawody na rynku pracy, gdzie znajomość języków obcych jest ogromnym atutem. Każdy pracownik, który na co dzień aktywnie wykorzystuje język obcy – w mowie i piśmie, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak wartościowe kwalifikacje zawodowe posiada. Płynne porozumiewanie się już w jednym języku obcym podnosi próg zarobków takiego pracownika. Natomiast bardzo dobra znajomość każdego kolejnego języka stanowi już bezkonkurencyjne zalety, znacząco wynagradzane przez pracodawców.
Osoby, które przeglądają oferty pracy na stanowisko Sekretarki, są w stanie zweryfikować które ogłoszenie o pracę, może pozwolić zarobić przyzwoite pieniądze. Jeśli sekcja “wymagania” jest wypełniona wieloma punktami dotyczącymi konkretnych umiejętności, w tym znajomości języków obcych, kandydat do pracy jest w stanie oszacować, jakie możliwości będzie miał jeśli przyjmie propozycję pracy. Wiadomo przecież, że im więcej się wymaga od pracownika, tym więcej można mu zaoferować. Dlatego właśnie pracodawcy szeroko rozwijają sekcję “oferujemy”. Jeśli benefity, które oferuje pracodawca są współmierne do wymagań stawianych na tym stanowisku pracy, wnioski powinny nasunąć się same. Nie powinno być takich sytuacji, że wymagając dużo, firma nie oferuje przyzwoitych warunków socjalnych. Z resztą średnio opłacalne jest takie działanie, bowiem konkurencja nie śpi – portale pracy przecież pękają w szwach. Jak nie ta oferta pracy, to z pewnością znajdzie się inna z pewnością bardziej korzystna.